Como os softwares de gestão podem ajudar a organizar sua empresa?

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Cansado de elaborar e planejar infinitas planilhas? Está em busca de praticidade? Então provavelmente você está atrás de softwares de gestão para a sua empresa, que possa te dar segurança nas ações, garantir uma gestão de planejamento empresarial completa e controle financeiro para o seu negócio.

Se você tem dúvidas de como fazer isso, separamos neste post seis motivos para te ajudar a escolher o melhor software de gestão financeira para o seu negócio, confira!

Softwares de gestão: como facilitam a organização da empresa?

1 – Informações simplificadas

Softwares de gestão são ferramentas completas que têm o objetivo de facilitar o dia-a-dia da sua empresa. Por isso, eles trabalham com o objetivo de te entregarem informações simplificadas. Ou seja, se precisa de uma informação, seja ela antiga ou atual, ela estará a poucos cliques de você.

Além disso, os melhores softwares de gestão contam com dashboards inteligentes, que são painéis adaptáveis e modernos para deixar as informações bem mais visíveis, facilitando a compreensão dos dados, sejam eles em gráficos ou lista.

Quer um exemplo? Um gráfico demonstrativo a respeito das despesas ao longo de todo ano, que vai te indicar qual foi o mês em que a sua empresa teve menos despesas. Isso permitirá que seja possível planejar ações que vão reduzi-las futuramente, por exemplo.

2 – Conciliação de cartões

Na vida de qualquer empreendedor, é fundamental ter conhecimento se todos os pagamentos foram registrados corretamente, avaliar se as taxas cobradas estão sendo descontadas no valor correto e garantir chargebacks.

Por isso, se deseja um software de gestão na sua empresa, o ideal é ter uma plataforma que consiga entregar esses dados, além de conciliar as vendas com os extratos eletrônicos referentes às administradoras.

Os melhores softwares atualmente conseguem realizar um acompanhamento atualizado das compras. Imagine que diariamente são efetuadas várias compras em débito, crédito, vale refeição e alimentação de diferentes clientes, mas cada um dos cartões trabalha com valores nas taxas diferentes.

Dessa forma, para garantir o quanto recebeu em cada operação, é preciso ter o controle exato da conciliação de cartões.

Essa estratégia permitirá que você tenha maior controle sobre a gestão do caixa e saber, com exatidão, os valores nele.

3 – Redução de erros

Lidar com planilhas, calculadoras e outras formas manuais de tentar te dar o controle das informações do seu negócio pode acarretar em vários erros humanos.

Seja no caixa, no controle do estoque ou no escritório, infelizmente os erros acontecem, seja por falta de atenção, ou até mesmo a manipulação errada dos números.

O software de gestão busca exatamente reduzir esses erros. Além disso, graças às ferramentas otimizadas, caso um desacerto aconteça, de fato, será fácil a identificação e alteração da informação, pois como pontuamos anteriormente, os programas lidam com a simplificação e a otimização das informações.

Um exemplo claro disso é o cálculo da Demonstração do Resultado do Exercício (DRE). Muitos bons softwares de gestão garantem a reprodução automatizada de todas as movimentações financeiras da empresa, como receitas, despesas, investimentos, custos e provisões apurados.

Dessa forma, a DRE é gerada pelo software de maneira simples e segura. Além disso, por ser um cálculo apresentado por lei anualmente, será a certeza de ter seus dados corretos.

4- Segurança das informações

Como sabemos que alterações nas informações não acontecem apenas por questões de erro, os softwares de gestão também buscam te dar segurança nas informações da sua empresa.

A solução em nuvem que muitas dessas plataformas entregam garante que as informações fiquem salvas de maneira segura, além de garantir um backup das dados, se necessário.

Essa ferramenta inclusive permite que você acesse informações e dados da sua empresa de qualquer computador, celular ou tablet de onde estiver, de maneira segura, dando mais mobilidade ao seu negócio.

5 – Organização

Por mais que muitos até gostem de trabalhar com as planilhas, sabemos que elas não são a maneira mais segura de se trabalhar e gerir informações. Precisando lidar com informações de vendas, compra, estoque, conferência de caixa, conciliações de cartões, caixa e bancárias, a planilha se mostra limitada.

Um bom software de gestão na sua empresa é capaz de organizar tudo isso, te dando a oportunidade de descentralizar toda a manutenção diária das planilhas em arquivos diferentes e facilitar que todos os colaboradores possam ter acesso às informações necessárias, de acordo com o login.

Além disso, se for preciso analisar um dado antigo, referente ao ano anterior, por exemplo, ele estará facilmente localizado.

6 – Maior controle financeiro

Uma pesquisa realizada pelo SEBRAE (Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas) revelou que dentre os seis maiores erros que geram o fechamento das empresas no Brasil, a falta de planejamento e o descontrole do fluxo de caixa merecem destaque.

Dessa forma, o controle financeiro da empresa não reflete apenas o dinheiro, mas a conferência e o fluxo de caixa. Diariamente, quando o caixa não é finalizado corretamente, vários valores não batem com outras informações e a chance de perder dinheiro se tornará muito grande.

Além disso, um fluxo de caixa consciente ajuda nas tomadas decisões para investimentos, evitando os futuros prejuízos e maximizando os seus lucros.

Como avaliar e escolher dentre os melhores softwares de gestão?

Antes de mais nada, será preciso encontrar aquele que atende às demandas da sua empresa. Por isso, para um determinado ramo ou porte da empresa, determinadas plataformas corresponderão melhor às expectativas.

No entanto, a dica aqui é focar, principalmente nos requisitos de segurança e no suporte oferecido para que, em eventuais necessidades, o atendimento oferecido seja de qualidade.

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