Redução de custos: o que você precisa saber para colocá-la em ação

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Todo gestor de empresa tem alguns objetivos a serem atingidos. Um dos principais é a redução de custos, que pode ser obtida pela eficiência na gestão financeira e melhor visão do negócio.

Essa é uma necessidade de qualquer modelo de negócio, inclusive franquias. Porém, o recomendado é atuar de maneira estratégica. É preciso seguir o orçamento estipulado e fazer uma redução de despesas que não traga impactos na qualidade do produto vendido e serviço comprado.

Para entender o que fazer, neste post vamos abordar as atitudes que levam a reduzir os gastos empresariais. Para isso, detalharemos os seguintes tópicos:

  • importância de conhecer as despesas do negócio;

  • principais custos;

  • importância de verificá-los;

  • como reduzi-los.

Então, que tal saber mais para aproveitar melhor o dinheiro que entra no caixa da sua empresa? Acompanhe!

Importância de conhecer as despesas do negócio

As organizações têm custos e despesas que precisam ser bem gerenciados para que o negócio sobreviva no mercado. O primeiro passo para isso é entender que o primeiro está relacionado à produção e compra de mercadorias. Já o segundo é referente à administração empresarial, por exemplo, marketing e financeiro.

É nesse cenário que surge a gestão de custos. Essa medida ajuda a empresa a manter o lucro e alcançar a estabilidade por meio do bom gerenciamento dos investimentos realizados para executar as atividades.

Entre os custos, estão matéria-prima, insumos, equipamentos e mão de obra. Perceba que, sem esses gastos, é impossível continuar as operações e vender. Por isso, sua apuração é essencial para fazer uma gestão eficaz e formar o preço de venda, que depende dos gastos relacionados à produção ou comercialização do produto e à prestação do serviço.

A gestão de custos depende das informações do fluxo de caixa, entre elas:

  • registro de lançamentos;

  • plano de contas;

  • contas a pagar e a receber;

  • Demonstração de Resultado do Exercício (DRE).

Com esses dados, é possível ter informações precisas sobre o rendimento e performance das atividades executadas, tomar melhores decisões e controlar, planejar e desenvolver as operações.

As principais vantagens da gestão de custos são:

Redução dos riscos do negócio

A empresa pode vir a falir por desconhecer os custos incidentes. Essa situação faz com que a lucratividade diminua, porque os preços dos produtos e serviços são baseados em “achismos”.

Manter os registros de custos em dia diminui as incertezas e os riscos. Além disso, permite que você compreenda a realidade financeira do empreendimento, já que o faturamento não deve ser o único fator considerado para saber se as finanças são saudáveis.

Precificação mais adequada dos produtos e serviços

Os fatores que interferem no preço de produtos e serviços são bastante variados. Relacionam-se principalmente às boas ofertas e ao mercado consumidor. A gestão de custos ajuda a escolher o método ideal de precificação, o que evita problemas futuros.

Tenha em mente que essa questão vale apenas para negócios próprios, já que as franquias devem seguir a determinação da marca.

Aumento da competitividade

A empresa precisa se destacar diante da concorrência e adotar estratégias para aumentar sua vantagem competitiva. Com a diminuição de custos, é possível ter esse diferencial, já que o preço dos produtos e serviços pode ser reduzido, o que aumenta sua margem de lucro. Esse benefício também é conquistado ao manter o preço da franqueadora e encolher os gastos.

Observe que o controle de custos é uma medida eficaz para a saúde organizacional. Quando executado erroneamente, impacta de forma negativa os resultados e implica a queda da produtividade e, por consequência, do faturamento.

Portanto, é preciso ser disciplinado para realizar análises frequentes e adotar os procedimentos necessários para ajustes. Assim, consegue-se saber os pontos que merecem atenção na gestão de custos.

Principais custos do negócio

A divisão desse tipo de gasto é feita em duas categorias:

Custos fixos

Esses são gastos rotineiros, como é o caso do pagamento de contas, fornecedores e colaboradores. Em outras palavras, esses custos são necessários para a quitação das despesas mensais necessárias para funcionar, independentemente de as vendas serem realizadas.

Também se enquadram como custos fixos: material de escritório, pagamento de aluguel, recepcionistas, taxa do IPTU, telefone e água. Por suas características, esses gastos também podem ser entendidos como despesas e devem ser acrescentados ao valor final do produto.

Custos variáveis

Essa categoria se refere ao custo dos materiais e insumos, ou seja, gastos utilizados na fabricação de um produto ou prestação de um serviço. Por isso, os variáveis são aqueles que dependem da variação da venda ou produção.

Encaixam-se nessa classificação:

  • impostos;

  • comissão dos vendedores;

  • outras cobranças e taxas sobre cada produto ou serviço.

É importante destacar que os custos devem ser levantados e devidamente categorizados. Desse modo, consegue-se identificar os investimentos desnecessários e aqueles que merecem mais atenção, bem como saber os que podem ser eliminados ou reduzidos.

Essa questão é ainda mais importante para os custos fixos, porque independem das vendas. É aí que você consegue elevar sua margem de lucro. Por exemplo: trocar copos plásticos por canecas ajuda a diminuir os custos. Trocar o telefone fixo por um plano de celular por meio do qual as ligações locais são grátis pode ser outra boa ideia.

Veja os principais gastos empresariais e de que maneira pode gerenciá-los:

Admissão de colaboradores

As empresas brasileiras têm uma cultura muito forte de demissões, porque esse, muitas vezes, parece ser o caminho mais fácil. No entanto, é preciso quebrar esse paradigma e observar os possíveis desperdícios gerados durante a execução dos processos.

Perceba que a demissão é um custo, devido ao pagamento de FGTS e outros gastos, como aqueles relacionados ao treinamento do novo colaborador. Portanto, é importante incentivar os colaboradores, que podem levar o negócio ao sucesso.

Compra de materiais

Os principais gastos rotineiros são relativos a estoques de produtos e matérias-primas, utensílios de escritório e móveis. As mercadorias devem ser apuradas com precisão, porque a falta ou o excesso podem ocasionar diversos prejuízos, como a depreciação dos itens e impactos negativos nas vendas.

Alguns problemas são a impressão de documentos pessoais e uso de celulares corporativos para chamadas particulares. Essas situações geram gastos adicionais e mais altos que o esperado. Por isso, a orientação é fundamental.

Aluguel e condomínio

O empreendedor precisa pensar se o espaço que deseja para sua empresa é viável e pode ser bem aproveitado. Afinal, os gastos com aluguéis e condomínio podem representar um peso muito grande para a empresa.

Perceba que o valor economizado com o espaço pode representar a contratação de um profissional ou a quantia de um anúncio para atrair mais clientes. Lembre-se também dos espaços de coworking, que permitem dividir o escritório com mais empresas ou pessoas.

Inclusive as franquias podem aproveitar essa condição, mas é preciso ter alguns cuidados. O primeiro deles é seguir as diretrizes da franqueadora. Dentro disso, você pode aproveitar bem o ambiente para fazer com que a sua loja tenha bons resultados.

Equipamentos e serviços

Os custos devido ao funcionamento de equipamentos (como energia elétrica e água) estão relacionados à produção de bens ou prestação de serviços. Por isso, eles devem entrar no custo final do item.

Telefone, internet e outros serviços gerais também costumam ser recorrentes e precisam ser adquiridos conforme o que for preciso. Por exemplo: você tem 10 colaboradores, sendo que 5 são vendedores. Então, é desnecessário investir em uma velocidade de 80 Gb.

Importância de verificar os custos

O principal motivo que ocasiona o gasto excessivo nos negócios é o uso inadequado dos recursos, sejam humanos, sejam financeiros. Identificar essas falhas é essencial para melhorar os resultados do empreendimento e até descobrir colaboradores insatisfeitos ou ociosos, que produzem com menos qualidade e podem estar mal aproveitados.

Além disso, o cuidado com as atividades diárias é imprescindível para evitar prejuízos futuros. Nesse cenário, o primeiro passo é classificar corretamente o que é custo, despesa, investimento, desperdício ou perda. Esses conceitos podem parecer similares, mas têm modalidades diferentes nos balanços empresariais.

Tenha em mente que, mesmo tendo uma franquia, a gestão é sua responsabilidade, bem como a contabilidade e outras questões relativas a custos. Veja o que caracteriza cada uma dessas categorias:

  • gastos: são muito amplos, porque podem se referir à aquisição de matérias-primas, insumos e mão de obra, e também à quantia direcionada para completar um custo ou despesa. Por sua natureza imprevisível, o gasto representa um prejuízo para a empresa;

  • despesas: são os valores gastos para manter a estrutura mínima e o funcionamento das atividades. De modo geral, são as quantias empregadas em operações comerciais. Por isso, impactam o aumento das receitas;

  • custos: são os valores empregados no momento de produção ou venda das mercadorias ou oferta de serviços. Representam o capital aplicado nos fatores de produção exigidos para o core business;

  • investimentos: são o valor desembolsado com o objetivo de elevar os ganhos. Por exemplo: em uma franquia, a aquisição de um equipamento que dobre a entrega de cafés aos clientes em determinado período de tempo. A ideia é que, apesar dos custos iniciais, o montante seja revertido no futuro;

  • perdas: são as quantias gastas em eventos inesperados e ocasionais, que não trarão retorno para a empresa. Geralmente, é impossível prevê-los, porém se pode preveni-los. Alguns exemplos são incêndios e enchentes;

  • desperdícios: são recursos que não agregam valor ao produto ou serviço e, consequentemente, para o cliente. É o caso de tempo ou materiais empregados desnecessariamente e que elevam os gastos da empresa.

Nesse cenário, é importante compreender duas questões. A primeira delas é que as franquias têm algumas diferenças em relação a empresas que começam do zero. Por exemplo: os custos nunca estão relacionados à produção, já que os itens são repassados pela franqueadora. Eles são relativos somente às vendas.

No entanto, a maioria desses desembolsos ocorrem, de uma maneira ou de outra. Portanto, o custo são aqueles investimentos empregados para o core business, por exemplo, se a sua franquia vende sorvetes, os custos podem se referir ao gasto com energia elétrica para fazer as máquinas funcionarem.

Compreender e analisar essa questão permite atingir melhores resultados. Você também domina os mais diferentes aspectos relativos ao seu negócio e, devido a esse conhecimento, consegue tomar decisões mais precisas e acertadas.

Perceba que, para alcançar esse objetivo, é necessário registrar todas as operações, como prazos, entradas, saídas e precificação. Além disso, torna-se relevante analisar alguns indicadores, como rentabilidade e lucratividade. É assim que sua empresa pode se destacar, inclusive no ramo de franchising.

O desconhecimento ou a falta de controle geram interpretações errôneas dos números, o que pode fazer você acreditar que tem um lucro maior do que o real. Essa situação tende a comprometer a gestão dos meses seguintes, devido à necessidade de mais capital para que os gastos possam ser cobertos no presente.

Como reduzir os custos do negócio

Esse objetivo será alcançado a partir da implementação da gestão de custos, que tem 3 finalidades:

  • planejar os gastos com uma estrutura fixa;

  • implantar e mapear a gestão por processos;

  • realizar um planejamento de margens por produto, preços e unidades de negócio.

Observe que, se você tem uma franquia, esse contexto é um pouco diferenciado. Afinal, o preço e a margem de lucro por produto, bem como as unidades de negócio, não são sua preocupação, mas da franqueadora. Então, o que vale, nesse caso, são os dois primeiros objetivos.

Em qualquer dos casos, é preciso ter disciplina, porque os custos desnecessários só poderão ser eliminados a partir de uma postura que busca diariamente a sua redução.

Tenha em mente que o valor que entra em caixa deve ser suficiente para quitar todas as contas, inclusive as taxas que são pagas à franqueadora. Assim, a capacidade de converter vendas em receita precisa ser assegurada por uma gestão de custos adequada, que surtirá efeito em longo prazo.

Ainda é necessário fazer análises constantes para encontrar os pontos que merecem sua atenção. Essa medida pode ser facilitada por um software de gestão financeira, que consegue reunir todos os dados empresariais em um só local e possibilita fazer uma avaliação mais apropriada da situação das finanças.

Além disso, você pode complementar a análise com ferramentas, como a análise SWOT, que avalia:

  • strengths (forças);

  • weaknesses (fraquezas);

  • opportunities (oportunidades);

  • threats (ameaças).

O objetivo dessa técnica é conferir os pontos fortes e fracos do seu negócio. A partir das fraquezas e ameaças, você consegue avaliar melhor o contexto em que está inserido e traçar estratégias para seguir um caminho mais adequado e que leve a resultados mais consistentes.

Veja, a seguir, algumas dicas práticas que ajudam a alavancar os resultados no seu negócio:

Defina metas

O cenário da sua empresa já está levantado. Agora chega o momento de definir metas alcançáveis. Essa ação visa a educação da equipe e o direcionamento de estratégias sobre a diminuição dos custos. Lembre-se de estabelecer metas de curto, médio e longo prazos, já que nem todas as ações são atingidas de uma vez.

Envolva a equipe

Os colaboradores precisam estar conscientes e comprometidos com essa medida, a fim de que esse se torne um ponto importante da rotina de trabalho. Converse com a equipe sobre as ações a serem adotadas e demonstre a relevância delas.

Em uma franquia, por exemplo, você pode evidenciar que o corte nos gastos com telefone pode ajudar a pagar a taxa de franchising. Aproveite para abrir espaço a ideias e contar com a colaboração dos integrantes da equipe, para que todos se sintam responsáveis pelo alcance de metas.

Além disso, no caso da franquia, é importante considerar que a redução de colaboradores só pode ser realizada mediante a manutenção da qualidade e do atendimento oferecido pela marca.

Por isso, engajar, treinar e motivar a equipe é uma ótima maneira de acabar com o turnover (ou seja, a rotatividade de funcionários) e com os custos desnecessários com demissão, admissão e processo de recrutamento.

Foque a gestão financeira

Esse é um dos pilares de qualquer negócio — inclusive das franquias. O objetivo é conseguir executar uma administração mais adequada de custos com telefonia, aluguel e energia elétrica, para alcançar mais eficiência com relação aos gastos operacionais.

Se você ainda não tem muitas noções sobre gestão financeira, aproveite para ler materiais como este post e fazer cursos que aprimorem e aprofundem o seu conhecimento. Tenha em mente que gastos desnecessários podem comprometer o resultado da sua empresa e até fazer você fechar as portas.

No caso de uma franquia, ainda é necessário prestar atenção aos custos indiretos, que podem impactar significativamente as finanças, mas parecem detalhes.

Dica: custos indiretos são aqueles que não se relacionam com os itens comercializados, como é o caso da mão de obra indireta e prestação de serviços (por exemplo: manutenção de equipamentos, limpeza, vigilância etc.). Os materiais empregados nessas atividades e a depreciação também se enquadram nessa categoria.

Atente para a DRE

A análise constante do fluxo de caixa e da DRE são essenciais para comparar o orçamento realizado e o projetado, a fim de identificar no que o dinheiro está empregado. Observe que essa é uma maneira de fazer um planejamento por período e acompanhar as metas atingidas.

Cuide dos impostos

Os tributos pagos podem impactar muito as finanças da empresa. Por isso, é necessário fazer um planejamento adequado e escolher o regime que traga mais benefícios. Essa é uma questão que também deve ser observada por franqueados, já que o pagamento de impostos é responsabilidade de cada unidade.

O mais comum é adotar o Simples Nacional, que costuma trazer mais vantagens que outros regimes, como o Lucro Real e o Presumido. No entanto, é importante consultar um contador para ter certeza da escolha.

Negocie com os fornecedores

Essa é uma opção inviável para uma franquia, mas é necessário estar atento aos acordos feitos pela rede, porque, quanto maior ela for, maior é o poder de negociação. Além disso, é necessário cuidar com o contrato feito por serviços próprios da unidade, como bancários, água, telefonia e manutenção.

Terceirize alguns serviços

A terceirização de atividades-meio e o foco no core business são fundamentais para alcançar melhores resultados. Essa é uma maneira de reduzir custos, por exemplo, de limpeza, segurança, contabilidade, entre outros.

Essa é uma decisão que traz ainda mais benefícios para os serviços que exigem qualificação não encontrada internamente. Porém, antes de tomar essa decisão, é imprescindível entrar em contato com a franqueadora, para verificar possíveis regras estabelecidas sobre o assunto.

Controle o estoque

Os produtos armazenados de baixo giro devem ter sua atenção máxima, porque podem ficar obsoletos, o que ocasiona a perda do dinheiro. O ideal é fazer um planejamento — especialmente para as aquisições de produtos de muita saída — sem deixar de comprar as novidades oferecidas pela franqueadora.

Conte com um software de gestão financeira

Os ERPs (Enterprise Resource Planning, ou planejamento de recursos da empresa) são ideais para fazer uma boa gestão de custos, com informações imediatas e cálculos precisos. A automação desse processo evita retrabalhos e erros, que podem levar seu negócio a ter prejuízos.

Além disso, os ERPs armazenam os dados do seu negócio de forma segura e garantem uma visão ampla de todos os resultados alcançados e processos executados. Com isso, é possível saber se você segue na direção certa ou se há obstáculos pelo caminho, que devem ser ultrapassados.

Um exemplo de sistema de gestão financeira é o Finanças 360º, que é voltado especificamente para redes de varejo, inclusive franquias. Entre seus benefícios, estão:

  • conciliação automática de vendas com cartão de crédito;

  • facilidade e automação nas contas a pagar;

  • geração de relatórios e gráficos relativos à DRE e ao fluxo de caixa.

Todas essas vantagens asseguram mais velocidade para obter informações e uma tomada de decisões mais acertada, que levará seu negócio ao sucesso.

Para a sua franquia, o Finanças 360º apresenta diferenciais competitivos, como:

  • conhecimento do mercado, por ter sido desenvolvido por gestores financeiros de unidades franqueadas;

  • tecnologia de primeira para trazer evoluções constantes e novas funcionalidades;

  • equipe capacitada para fazer um atendimento de qualidade;

  • disponibilidade, já que o software é online e pode ser acessado a qualquer dia e horário;

  • segurança pela inclusão do certificado https, que impede a invasão de terceiros ao sistema;

  • backup dos dados, para evitar que você perca qualquer informação relevante para o seu negócio.

A partir desses benefícios, você consegue executar processos mais ágeis e enxutos, que direcionam a eliminação de custos desnecessários e promovem um melhor uso do dinheiro.

E na sua empresa, você já trabalha com foco na redução de custos ou ainda precisa se adequar? Aproveite para conhecer outros assuntos relevantes e dicas práticas assinando a nossa newsletter!

 

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