Passo a passo para realizar uma conciliação bancária

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Qualquer empreendedor ou profissional de gestão, mesmo que iniciante, sabe que a parte mais difícil de abrir o próprio negócio não é fornecer um bom serviço para atrair clientes, mas manter o controle sobre o dinheiro da empresa. Em geral, ocorrem erros comuns, como misturar os recursos da companhia com os pessoais, não acompanhar os gastos ou fazer investimentos mal planejados. Para evitar a maioria dos problemas financeiros da empresa, é muito importante fazer a conciliação bancária entre as contas da empresa e os extratos do banco.

Talvez você ainda não tenha muito entendimento sobre o processo de conciliação. De fato, ele não é bem aquilo que a palavra indica. Por isso, trouxemos aqui informações sobre o que é, qual é sua importância e um passo a passo bem prático de como executar esse processo no seu dia a dia. Tudo isso de forma direta e prática, para ser aplicado sem grande burocracia. Acompanhe e descubra tudo que você precisa saber:

Entendendo a conciliação bancária

Antes de começar a falar em sua execução, é necessário entender o que significa o processo de conciliação em questão. À primeira vista, qualquer pessoa pode interpretar o termo da mesma forma que uma negociação de dívidas, na qual o empresário vai até o banco para encontrar um meio de reduzir seu débito, evitar juros ou aumentar o prazo de pagamento. Mas não é disso que vamos falar agora.

A conciliação bancária é, na verdade, o processo de acompanhamento das contas da empresa ao lado dos extratos bancários, analisando as transações e verificando se existem inconsistências entre os valores declarados nos relatórios e o saldo bancário, sejam do cartão de crédito ou de depósitos diretos. Tudo para garantir que haja maior precisão no orçamento declarado da empresa.

Esse processo se diferencia de um simples orçamento por envolver a remoção de inconsistências. Quando a empresa apenas soma seus gastos e recebimentos, ela possui um orçamento. Quando ela compara esses valores com os informados pelo banco, para verificar taxas extras, cobranças indevidas, erros de registro, entre outras coisas, falamos em conciliação.

Para ilustrar melhor os fatos e o processo sobre a conciliação bancária a partir de agora, vamos utilizar um personagem fictício, mas familiar para muitas pessoas. Marcos Gerânio é gestor financeiro de uma rede de lojas que atua em vários pontos da mesma cidade. A empresa é de médio porte, e ele é responsável por juntar os orçamentos de cada loja e criar um relatório para o presidente da empresa, além de tomar importantes decisões financeiras.

Ele é casado, tem filhos e gosta de ter tempo para se dedicar a eles. Por isso, sua principal preocupação é evitar levar trabalho para casa, especialmente durante os fins de semana e feriados. Quanto mais eficiente suas análises forem nos dias úteis, menos incêndios ele precisa apagar fora do horário comercial. E é aí que a conciliação ganha importância.

A importância da conciliação bancária

Acabamos de mencionar um motivo pequeno para qualquer pessoa buscar um processo de conciliação eficiente: não ter retrabalho com as contas da empresa. Porém, o valor desse processo não é apenas pessoal. Muitas empresas, mesmo com setores financeiros bem desenvolvidos, acabam negligenciando essa atividade. Um erro comum, mas que pode ter consequências graves em médio e longo prazo.

Separamos aqui uma pequena lista de motivos para que você, como gestor ou empreendedor, não cometa esse erro. Confira:

Conseguir um panorama financeiro mais realista

O principal objetivo da conciliação bancária é alinhar os dados financeiros internos da empresa com as informações vindas do banco, normalmente em ordem cronológica. Dessa forma, é possível detectar as primeiras inconsistências entre cada um. Mesmo que sejam alguns centavos, ainda assim é importante observar atentamente. Pequenas diferenças podem se acumular e causar um grande vão entre o que aparece nos relatórios de cada setor e o que os bancos apresentam no saldo final.

Detectar fraudes financeiras

Um bom motivo para qualquer empresa manter suas contas sempre na ponta do lápis é a possibilidade de fraude. Nenhum empresário deseja que sua marca seja associada a crimes de sonegação, caixa 2, desvio de verbas e lavagem de dinheiro. A partir dos dados da conciliação bancária, é possível identificar mais rapidamente se alguém está alterando os números com algum objetivo ilegal. A partir dessas estatísticas, é possível tomar as atitudes cabíveis para evitar problemas jurídicos no futuro.

Acompanhar a qualidade do serviço bancário

Todos sabemos que os serviços bancários podem se tornar um gasto muito alto se não forem devidamente planejados. Alguns contratos simplesmente não são consistentes com as necessidades da empresa, não atendendo a todas as demandas ou gerando custos desnecessários em dado momento. Parte do trabalho de conciliação bancária envolve estudar esses gastos com o serviço bancário e encontrar o meio mais eficiente e econômico de cumprir essas despesas, seja trocando de banco ou alterando o contrato.

Melhorar a precisão dos investimentos

Digamos que orçamento da empresa indique um determinado saldo, mas o banco demonstre um saldo inferior. Essa diferença torna qualquer investimento arriscado. Se o administrador seguir o orçamento da empresa apenas, é possível que os recursos acabem antes do investimento retornar, gerando uma dívida para a companhia. Por outro lado, se for seguido apenas o valor no banco, algumas oportunidades serão perdidas por acreditar que não há capital suficiente. Por meio do processo de conciliação bancária, esse tipo de erro não deverá acontecer mais.

Para ilustrar esses benefícios, vamos voltar ao nosso personagem, Gerânio:

Ele chega até sua mesa e recebe os relatórios financeiros de cada loja da rede. Ele precisa montar um relatório com um panorama realista e apresentá-lo em uma reunião em alguns dias. Decisões importantes sobre o rumo da empresa serão tomadas e há pouca margem para erros.

Nos últimos orçamentos, foram detectados alguns prejuízos inesperados quando comparadas as vendas e os recebimentos. Ele precisa investigar para garantir que não haja nenhuma fraude financeira envolvida nessas inconsistências.

Outra suspeita é de que o serviço bancário tenha se alterado com o crescimento da empresa nos últimos meses, não se encaixando mais nas necessidades atuais. Ele precisará vasculhar as taxas e contratos e verificar se é essa a causa.

Por fim, os demais membros da presidência desejam fazer um grande investimento neste semestre, que dará grandes lucros à empresa. Por isso, é importante que saibam se possuem todos os recursos necessários.

Com todas essas necessidades estabelecidas, Marcos começa a pesquisar rapidamente em seu computador os dados necessários sobre as transações da empresa e as declarações de cada loja. O que ele começa aqui é uma conciliação bancária entre os dados internos da empresa e os externos, da conta que está no nome da companhia.

O trabalho será longo e Marcos não pretende levá-lo para o fim de semana, então ele se serve de um café, puxa um pacote de biscoitos de sua gaveta e coloca uma música leve nos seus fones de ouvido. Pelos próximos dias, todos os seus colegas sabem que não devem perturbá-lo.

Passo a passo para uma conciliação bancária

Agora que você já possui alguma noção sobre a importância desse processo, é hora de aprender rapidamente como aplicá-lo em seu dia a dia. Apesar de não ser um conceito tão conhecido entre os iniciantes, a conciliação bancária não é tão estranha quanto parece. Qualquer pessoa que acompanhe o seu orçamento doméstico costuma comparar as contas da casa com seu saldo bancário. Em termos simples, os procedimentos são semelhantes, apenas variando em escala.

Mas, para facilitar, vamos avançar um passo de cada vez neste processo:

1. Acompanhar as transações bancárias todo dia

Além de verificar o orçamento interno da empresa, também é necessário ter os dados de lançamentos bancários de cada dia. Afinal, o processo de conciliação bancária é basicamente a comparação entre os orçamentos da empresa e do banco. Se um dos dois estiver faltando, não é possível realizar o trabalho. Então lembre-se de sempre solicitar os extratos do banco de acordo com o período da conciliação. Se necessário, programe um envio automático dos dados para e-mail ou celular.

2. Avaliar a fundo os lançamentos

Com todas as informações necessárias em mãos, é hora de começar de fato o processo de conciliação bancária. Primeiro, os dados devem ser alinhados para que as transações dos dois orçamentos coincidam, uma a uma. Colocá-los em ordem cronológica é a forma mais indicada de organização.

Depois, cada transação deve ser avaliada e comparada entre as duas partes, aplicando taxas e outros encargos até que as duas apresentem o mesmo valor. Ou, pelo contrário, até que sejam encontrados os pontos onde elas não se encaixam. Estes pontos serão o foco dos próximos passos.

3. Buscar as causas das inconsistências

Detectar o problema é apenas o começo do trabalho. Em seguida, é necessário encontrar sua origem, exatamente onde ele começa. Durante a conciliação bancária, é possível identificar se foi apenas um pequeno erro pontual, se é falta de treinamento para os funcionários, ou mesmo alguma ação ilegal dentro da empresa. Sem um entendimento da causa, é muito mais difícil apontar uma solução eficiente em tempo hábil.

4. Atuar diretamente na raiz do problema

Agora que já foi detectada a causa do problema, é hora de pensar em uma solução. Voltando aos exemplos do tópico anterior, erros pequenos podem ser ignorados ou apenas sinalizados, para evitar que se tornem recorrentes. Funcionários mal treinados precisam apenas de mais instrução sobre como realizar seus registros. Já uma ação ilegal, que é uma situação mais delicada, exige a reunião de várias provas e uma investigação interna. Depois, todas as provas devem ser enviadas às autoridades competentes, sem comprometer o nome da companhia.

5. Repetir o processo regularmente

Fazer a conciliação bancária apenas uma vez não resolve todos os problemas de inconsistência. De tempos em tempos, é necessário reavaliar as contas da empresa e as transações bancárias para garantir que tudo continua em ordem.

O período entre tais análises pode variar de acordo com as necessidades da empresa. Transações muito grandes podem pedir mais cuidado com as questões legais, levando a uma análise por dia. Já empresas com um fluxo de caixa mais lento podem se concentrar em outros aspectos e realizar a conciliação bancária uma vez por semana. Tudo depende da necessidade da empresa.

Agora que você já entende melhor esse processo, vamos voltar ao trabalho do senhor Gerânio:

Toda a rede de lojas possui uma política bem sólida de registro de ações, desde o atendimento até a concretização das vendas. Graças a isso, os dados da empresa são acompanhados a cada dia com bastante precisão. Ou, pelo menos, tem sido assim nas últimas vezes que ele realizou cada conciliação bancária.

Em seguida, ele acessa o computador e reúne os dados das transações bancárias da empresa e alinha cada um com seu correspondente nos dados anteriores. Dessa forma, ele pode comparar rapidamente os valores e as taxas sem grandes dificuldades.

Com tudo devidamente alinhado, Marcos começa a aplicar taxas, descontos e qualquer outro modificador de valor, fazendo uma análise minuciosa desta linha do tempo. A partir daí ele já encontra as primeiras inconsistências de valores. Alguns dos lançamentos de uma das lojas estão vindo alterados para menos em diferenças estranhamente redondas, como 10, 100, 1100, 1001, enquanto o banco tem registrado valores de entrada um pouco menores do que o esperado em toda a empresa.

O próximo passo em sua conciliação bancária é encontrar a causa dessas inconsistências. Sem isso, não há como resolvê-las. Primeiro, Marcos foca no problema mais geral, que é a diferença das transações no banco. Ele lê algumas das cláusulas do contrato bancário, encontrando uma que diz respeito ao aumento da taxa de acordo com indicadores econômicos. Parece que é hora de reavaliar esse contrato.

Dando continuidade à conciliação bancária, ele vasculha o registro em papel das transações daquela loja. Estes sim parecem estar corretos de acordo com o saldo no banco. Poderia ser apenas um erro de digitação, mas ele tem ocorrido já faz algumas semanas. É melhor entrar em contato com a loja e descobrir o que exatamente há de errado.

Agora que Marcos sabe o que há de errado, é hora de buscar soluções. O primeiro problema pode levar mais tempo do que ele tem até a reunião, então ele pede a um de seus auxiliares que pesquise por contratos bancários que possuam condições melhores para a empresa em seu estado atual. Assim, ele espera economizar de 3% a 5% em gastos bancários.

Outro problema detectado em sua conciliação bancária foi o desvio estranho de alguns valores. Ele então entra em contato com o gerente da loja em questão e informa o problema ocorrido. Após alguns minutos, ele volta com a notícia de que a tecla 3 do computador, usada para gerar os relatórios digitais, está digitando o número 2 na tela. Basta trocar o teclado e este problema não deve se repetir mais. A primeira reação de Marcos é de alívio, pois não houve nenhum crime.

Por hora, nosso personagem conseguiu resolver todos os problemas com a conciliação bancária, gerou o relatório de que precisava e está bem confiante com a reunião. Por isso, como recompensa, ele se permite relaxar no fim de semana com sua família.

A reunião foi um sucesso. A equipe de gestão da empresa planejou um investimento que deve gerar retorno em aproximadamente 2 anos. Para garantir que tudo está progredindo como esperado, Marcos assume a tarefa de acompanhar os balanços financeiros neste período, apresentando um relatório completo a cada mês. Em outras palavras, ele precisará fazer uma nova conciliação bancária a no final de cada fechamento mensal e entregá-la na reunião deste período.

Como você pode ver, nosso exemplo ilustra o processo de conciliação e alguns dos problemas que ele pode evitar. Pode parecer só um processo burocrático a mais para colocar em algum relatório, mas é um procedimento muito importante para manter o orçamento da empresa equilibrado e um fluxo de caixa positivo.

Dicas para fazer a conciliação com mais eficiência

Apesar de sua importância, não podemos esquecer que Marcos levou alguns dias para gerar seu relatório, mesmo ele sendo um gestor de finanças bem experiente. Esse processo é bem trabalhoso e exige bastante dedicação e concentração de quem quer que o execute. Por isso, separamos aqui alguns meios de facilitar a sua conciliação bancária. Acompanhe:

Nunca atrase os registros

Evite ao máximo postergar o registro de ações financeiras dos seus negócios. Se possível, tome nota de tudo no ato, ou este registro pode se perder rapidamente. No caso do comércio, o registro é feito quando é gerada a nota fiscal. Então, esse problema é menos recorrente. Mas quando se trata de um profissional autônomo ou de uma empresa pequena de outro setor, esses detalhes podem passar despercebidos, o que prejudica o processo de conciliação bancária.

Use um software de gestão financeira empresarial

Como qualquer processo complexo e mecânico, o ideal é delegá-lo para uma máquina. O computador pode fazer cálculos complexos muito mais rápido do que qualquer pessoa, o que deixa apenas o trabalho de interpretação para o ser humano, coisa que a máquina não é capaz de fazer plenamente. Assim, será possível acelerar o processo e entregar um resultado ainda mais preciso.

Deixe esses dados armazenados em mais de um local

Um problema com qualquer banco de dados tradicional é a falta de backup e organização. Se uma informação é perdida, ou é levada por algum funcionário para utilização, ninguém mais possui acesso. Um arquivo faltando durante a conciliação bancária pode levar a uma enorme inconsistência financeira. Ter bancos de dados armazenados em nuvem, servidor próprio, CRM e outros locais ajuda a manter todos os dados necessários para fazer a melhor análise possível.

Fiscalize regularmente os responsáveis pela geração dos relatórios financeiros

Vimos em nosso exemplo com o senhor Gerânio que o problema de inconsistência no relatório era apenas um problema em uma tecla. Porém, esses pequenos erros podem ser algo recorrente. E, para evitar que coisas assim se tornem maiores e atrapalhem a conciliação bancária, é importante que os gestores fiscalizem todos os gerentes e responsáveis pelos registros financeiros da equipe, evitando tanto erros humanos quanto fraudes.

Defina um objetivo para os dados

No exemplo que usamos, a gestão da empresa precisava das informações para saber se poderia aproveitar uma janela de investimento ou se deveria esperar até reunir mais recursos. Por meio de uma análise dos dados e remoção de pequenas diferenças, o processo de conciliação bancária mostrou que aquele seria um bom momento. Se as informações possuem outro propósito além da remoção de ambiguidades, definir este objetivo é uma boa forma de orientar a avaliação dos dados.

Conclusão

Grandes empresas não sobrevivem muito tempo utilizando informações imprecisas para tomar decisões. Mesmo diferenças mínimas, de 1% ou menos, podem representar milhares de reais, o que seria suficiente para pagar o salário de todos os funcionários de base. Pode parecer uma diferença pequena para quem observa, mas todo empresário sabe que deve tratar uma fortuna e um único centavo com o mesmo cuidado.

Para garantir que a fortuna ou os centavos não se tornem apenas uma estimativa, a conciliação bancária deve ser aplicada regularmente, seja uma vez por dia ou uma vez por semana, dependendo do volume de dados do fluxo de caixa. Se esse processo for bem executado, não será necessário se preocupar com ligações fora do horário comercial para falar de orçamentos inconsistentes ou suspeitas de ilegalidade.

Você quer entender melhor como o fluxo de caixa funciona? Então veja também o nosso artigo sobre os erros mais básicos na gestão de fluxo de caixa e descubra como melhorar a gestão financeira do seu negócio.

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