Guia para fazer um controle de vendas eficiente

Tempo de leitura: 18 minutos

Para ter uma empresa que se destaque no mercado, é importante investir em áreas que fazem a diferença. Uma delas é o controle de vendas, pois, além de gerenciar todo o sistema de vendas, você consegue atingir uma gestão financeira diferenciada e, consequentemente, alavancar as vendas e os lucros.

Entretanto, o controle de vendas não é algo tão simples como apenas conferir os recibos, você sabia? Por isso, te ajudaremos a entender o que é e como colocar em prática essa tarefa.

Você está com dificuldade na administração de caixa, com alta complexidade em conciliação de cartão de crédito e com obstáculos nos relatórios de fluxo de caixa? Então está prestes a aprender como resolver esses problemas e melhorar de vez a gestão financeira da sua empresa.

Com as informações certas, persistência e disciplina, você vai perceber que desenvolver um controle de vendas pode se tornar algo mais fácil. Confira!

1. O que é controle de vendas?

Antigamente, a gestão de vendas era entendida como uma condição puramente relacionada à força de vendas e ao ato exclusivamente de venda. Contudo, com o passar do tempo e a evolução do mercado, ela começou a englobar desde o orçamento do serviço ou produto pelo cliente, até a maneira de recebimento e pagamento. Sendo assim, ela pode estar ligada, entre outros, a setores como:

  • marketing;
  • publicidade;
  • pesquisa;
  • distribuição;
  • preços e produtos;

Dessa forma, a gestão de vendas organiza e orienta metas por meio de treinamento, programação, direcionamento e controle de fundos do seu negócio.

Em outras palavras, controle de vendas é um instrumento que auxilia na coleta de informações de tudo que for relacionado direta e indiretamente a essa área. Para isso, é importante haver periodicamente um relatório gerencial que direcione as alterações necessárias e então garantir a redução de custos e perdas financeiras.

Portanto, uma boa administração requer soluções centradas no âmbito de vendas: planejamento, estratégias, métodos e aplicação de atividades. Nesse sentido, liderança, trabalho em equipe e boa comunicação são os elementos fundamentais para o sucesso.

2. Como fazer controle de vendas?

Diferentemente do que se pensa, o controle de vendas não se limita às grandes empresas. As empresas menores também podem e devem implantar essa ferramenta para melhorar o sistema e garantir bons resultados.

É evidente que uma empresa que não vende está fadada ao fracasso. Entretanto, saber vender não condiz apenas com o ato da venda, e sim com todo o processo, envolvendo desde a qualidade do produto até os locais em que os produtos estarão disponíveis.

Para dar início a uma coordenação de vendas de qualidade, é preciso identificar a deficiência que a empresa vem apresentando. Por isso, é preciso disciplina, utilização de softwares online para avaliar cada processo e criação de indicadores para identificar falhas de cada etapa da linha relacionada às vendas.

O auxílio de software online é muito importante para que nada seja esquecido ou passe desapercebido. Além de ser possível o acesso de qualquer local, o responsável se sentirá melhor, já que é totalmente seguro, pois apenas aqueles com senha podem alterar alguma informação.

Além dessa segurança, os softwares são muito fáceis de ser manuseados, o que otimiza o tempo e melhora a qualidade de serviço. Desse modo, facilita a avaliação dos valores com mais tranquilidade e, consequentemente, promove um gerenciamento de qualidade.

Vamos entender, agora, as etapas a serem seguidas para um bom controle de vendas.

2.1 Faça um planejamento

O primeiro passo para qualidade da gestão é o planejamento. Dentre os aspectos a serem planejados, estão: verificação de qualidade de produtos, marketing de vendas, pesquisar melhores locais de venda, criação de metas semanais e mensais e avaliação dos lucros e gastos.

De acordo com o planejamento traçado, um dos pontos mais importantes a serem avaliados imediatamente após alterações é o desempenho. Para te ajudar, listamos alguns quesitos indispensáveis nesse sentido. São eles:

  • quantidade de vendas obtidas, total e por linha de produtos, assinalando os produtos de maior lucratividade;
  • comparativo da mudança das vendas;
  • tabela de metas de vendas a serem alcançadas;
  • quantidade de clientes novos em relação a antigos;
  • cálculo da quantia que deveria ser recebida no período em relação ao que realmente foi recebido, fornecendo o índice de inadimplência;
  • resultado médio das vendas, calculado com o valor total das vendas dividido pelo número de vendas feitas;
  • quantidade de itens por venda, que é resultado do total de itens vendidos, dividido pelo número de vendas efetuadas.

Com a avaliação adequada do desempenho, é possível perceber os locais que devem ser reestruturados. Desse modo, deve-se ficar muito atento, para realizar essa tarefa impecavelmente.

Portanto, planejar ações de vendas e, posteriormente, examiná-las aumentará as chances de haver bons resultados nas mudanças aplicadas, do mesmo modo que auxiliará a identificar novas metas realistas.

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2.2 Identifique um líder

Para que sua gestão seja eficiente e atinja os objetivos de forma correta, é preciso um líder. Ele ficará responsável pela interpretação dos resultados, se a empresa está a caminho ou não das metas, e realizará rastreamento do trabalho dos vendedores e meios de venda.

Algumas tarefas devem ser realizadas pelo chefe, como a estipulação de metas realistas e a exigência ativa para que sejam alcançadas. O coordenador também deve procurar orientar sua equipe em prol do melhor resultado e, quando encontrar alguma dificuldade na execução das tarefas, auxiliar o membro da equipe para soluções mais fáceis e simples.

2.3 Estruture a empresa

A estruturação da empresa é muito importante, pois, sem uma estrutura adequada para comportar as alterações, de nada adianta que haja ideias fantásticas de mudança.

Desse modo, é mais eficiente se precaver do que deixar tudo para a última hora e tumultuar os trabalhos — ou seja, priorize a estruturação adequada para comportar as modificações necessárias na empresa.

2.4 Escolha boas ferramentas

Assim como ter uma equipe qualificada, escolher ferramentas de qualidade também pode influenciar diretamente na eficiência e produtividade.

Em tempos passados, o controle de informações era feito com papel ou planilha do computador. Contudo, com a tecnologia atual, esses instrumentos estão ultrapassados. A maioria das companhias utiliza software no momento de controlar suas vendas.

Isso ocorre porque, além de ser um método ágil e seguro, esse instrumento também elimina a chance de “erros humanos” durante uma coleta de dados.

Para empresas de pequeno porte, a utilização do método é muito benéfico, uma vez que melhora exponencialmente a gestão financeira da firma. Os sistemas geram um relatório de acordo com a necessidade (diário, semanal ou mensal), com as informações da empresa, garantindo uma análise de cada etapa do controle de vendas.

2.5 Controle de pedidos de venda

Com o software, é possível controlar todos os pedidos de venda da sua empresa mais rápido e sem dor de cabeça. A partir dele, você consegue ter o conhecimento das etapas de produção, como o acompanhamento dos prazos e da qualidade de entrega.

Para controlar os pedidos, embora haja o auxílio da tecnologia, é importante que se realizem algumas discussões em equipe, para melhoria gerencial. Quesitos importantes das reuniões são:

  • realizar reuniões periódicas de acompanhamento das informações, orientando a equipe a buscar sempre melhores formas para atingir as metas preestabelecidas;
  • orientar, para que os resultados aconteçam a curto e longo prazo;
  • cobrar a equipe, mas de maneira inteligente e amigável, para não criar ambiente ruim de serviço;
  • entender os motivos pelos quais as metas não foram atingidas, buscando encontrar com a equipe o real motivo e solucioná-lo.

Formule e direcione as mudanças de acordo com as necessidades e cultura da sua empresa. Por isso é significativo ter um rastreamento de dados bem estruturado e com relatórios periódicos.

2.6 Cálculo automático de tributos

Neste tópico, estamos citando um dos maiores problemas empresariais: a emissão de documentos fiscais com a forma correta de impostos para cada produto.

Para isso, os softwares também fazem a diferença, pois calculam automaticamente os tributos relacionados a cada tipo de venda. Além disso, geram um quadro comparativo com as datas de cada emissão e as comparam.

2.7 Emissão e gestão de nota fiscal eletrônica

Os sistemas tecnológicos atuais, como os já citados, auxiliam em todos os processos de venda. Em relação à nota fiscal, não é diferente. A partir do momento da venda, as notas já são emitidas de maneira rápida e com a garantia de que está de acordo com as especificações necessárias, evitando, assim, problemas fiscais.

2.8 Atualização de estoque

Dentre todas qualidades no controle de vendas já relacionados ao software, o último a ser dito aqui é a atualização imediata de estoque, ou seja, não é preciso se preocupar com a falta de algum produto, pois o próprio sistema indica a falta e necessidade de reposição.

2.9 Utilize equipe qualificada

Assim como a identificação de um líder para organizar todo o serviço e não dispersar informações é importante para o comando de uma empresa, a equipe de trabalho também é. Por isso, vale a pena mantê-la ciente das necessidades e das tarefas a serem feitas.

Dificilmente uma gestão de qualidade é realizada por uma só pessoa — é necessário contar com uma equipe bem treinada e de objetivos bem estabelecidos. Dessa maneira, fique atento aos membros da equipe gestora e avalie se todos estão em busca dos mesmos resultados.

Sendo assim, é sempre importante realizar reuniões com a equipe e garantir a atualização e qualificação de todos para manter o funcionamento do controle de vendas da melhor forma possível.

3. Como fazer controle de vendas de cartões?

À medida que qualquer empresa começa a ter mais espaço no mercado, com suas vendas cada vez maiores e em maiores quantidades, inevitavelmente ela deve contar com um serviço de vendas por cartão de crédito diferenciado.

Uma das coisas mais difíceis no ambiente empresarial é a administração. Relacionada a essa parte, temos a coordenação de vendas, a qual se vincula ao controle de vendas por cartão, que pode exceder qualquer outra forma de venda, já que tanto no ambiente físico da empresa quanto por meio do site esse método é o mais utilizado como forma de pagamento.

Pensando nisso, deve-se avaliar meios de conciliar a utilização de cartão de crédito e débito com a agilidade de o histórico de vendas ser automaticamente criado, sem a necessidade de contabilizar retalhos de impressões de vendas.

O processo de aperfeiçoamento na análise das negociações com cartões engloba quatro principais pontos. Confira!

3.1 Cadastrando todos os tipos de recebimento

Trata-se da separação de cada forma de pagamento existente. No caso do cartão, os tipos mais utilizados são débito à vista e crédito parcelado em uma ou mais vezes.

A prática de cadastramento é fundamental, pois cada cartão utiliza uma taxa administrativa de acordo com a opção de compra.

Com relação às vendas via internet, é preciso ficar atento aos contratos disponíveis, como Paypal ou PagSeguro, já que cada um conta com taxas e cobranças diferentes.

Sendo assim, vale pesquisar adequadamente quais gastos cada forma de venda gerará, de modo a minimizar dispêndios exagerados com meios não utilizados atualmente.

3.2 O registro dos recebimentos em cartões

Depois de concretizada a etapa anterior, torna-se primordial acompanhar os registros de todas as negociações provenientes do cartão. Os tópicos que devem chamar sua atenção são:

  • data da venda;
  • valor das operações;
  • bandeira do cartão;
  • taxa da transação;
  • taxa de administração;
  • valor líquido que entrará na conta;
  • número de parcelas.

A princípio, você pode achar complicado compilar todos esses dados. Por isso é preciso contar com uma plataforma/software que automaticamente faça a contabilização das informações e as separe corretamente, pois, assim, você fica responsável apenas pela avaliação de resultados.

3.3 Operadoras e bandeiras dos cartões

Outro aspecto que vale a pena ser citado é que cada bandeira de cartão contém as informações referentes à quantidade de vendas, aos valores de recebimento e a datas. Por isso é importante estar atento e manter contato com as administradoras de cartões.

3.4 Dimensione seus recebimentos

Por último, para ter um excelente controle dos recebimentos por cartões, é preciso acrescentar um dimensionamento adequado dos recebimentos.

A partir disso, se pode avaliar a necessidade de antecipação da arrecadação e de que modos a disponibilização dessas opções de pagamento altera a receita da sua empresa.

4. Dicas para otimizar o controle de vendas com cartão

O uso de cartão de crédito é muito importante para facilitar os negócios, mas também, se não for bem avaliado e administrado, pode sugar todo o lucro da empresa, por isso, separamos uma dica muito importante:

4.1 Fiscalize as taxas dos cartões

Sempre que possível, é importante avaliar as tarifas cobradas em cada transação realizada, pois assim você consegue acompanhar as taxas e, caso algo esteja fora dos padrões combinados com cada bandeira, entrar em contato para evitar esses problemas.

Existem duas formas para fazer esse processo:

  • Amostragem, na qual você separa dias e transações aleatórias do seu comércio e faz o cálculo manual da taxa cobrada. Caso algum erro seja encontrado, é possível pedir ressarcimento da quantia;
  • Solução automatizada, feita por um sistema online, que lhe fornecerá a checagem imediata de todas as comercializações realizadas. Dessa forma, você reduz gastos e tempo com cálculos manuais.

5. Qual a relação entre controle de vendas e estoque?

Um controle de vendas eficiente é claramente fundamental para a organização de uma empresa, o que também se relaciona ao estoque. Com um controle adequado do acervo, torna-se mais fácil identificar altas e baixas nas demandas de algum produto, permitindo que o estoque esteja sempre pronto para suprir a necessidade.

Como a venda e o estoque estão intimamente relacionados, é relevante garantir uma relação consistente de troca de informações, com o intuito de assegurar eficiência no controle de estoque.

Você já pensou na possibilidade de querer comprar um produto e a empresa não ter o mesmo para pronta entrega? Pois é, isso é algo constrangedor que pode culminar na perda ou insatisfação do cliente. Então, é importante que não ocorra. E, para isso, é necessário que as duas áreas (venda e estoque) estejam muito bem conectadas e esclarecidas, com auxílio mútuo.

6. Benefícios das ferramentas de controle de vendas

Como já dito anteriormente, a gestão de vendas é fundamental para o sucesso de qualquer empresa.

É difícil pensar em uma companhia que desconheça suas vendas e seja vitoriosa no mercado, não é verdade? Muito se diz sobre as qualidades que o conhecimento sobre as vendas pode trazer para uma empresa, mas quais são elas? Veja abaixo como sua empresa pode sair ganhando quando adota esta atitude!

Para ficar mais realista, separamos algumas das qualidades desse método, e você vai perceber a importância do controle de vendas na sua empresa. Não perca tempo!

6.1 Organiza finanças

Com um controle de vendas adequado, você consegue saber quanto e quando o dinheiro entrará na conta da empresa. Desse modo, pode ter uma previsão adequada dos gastos e recebimentos mensais, organizando melhor todo o fluxo de caixa. Assim, você consegue ter uma maior previsibilidade financeira.

6.2 Melhora relacionamento com clientes

A partir da gestão de vendas, é possível manter as informações de pagamentos e orçamentos, consequentemente, identificar os melhores clientes criando vínculo e garantindo exclusividade.

Uma informação muito importante relacionada a isso é que manter a fidelização de um cliente é muito mais barato do que buscar por novos. Além de que clientes fiéis são o melhor marketing para seu negócio, pois são eles quem dizem aos conhecidos a qualidade e os benefícios do seu produto.

Sendo assim, é muito significativo pensar nessa clientela criando brindes ou descontos, já que é ela que mantém a empresa funcionando.

6.3 Favorece a criação de estratégias para vender

Com o conhecimento mais íntimo do mercado, fica mais fácil saber quais são as ações mais interessantes e que resultarão em melhores condições para gerar atração e garantir cada vez mais lucro. Isso significa uma melhora no planejamento de vendas, como é o caso de promoções em períodos estratégicos para manter o mercado sempre em movimento.

6.4 Controle de estoque

Por meio do controle daquilo que foi vendido, é possível identificar os produtos que estão em falta e, assim, repor a tempo de nunca faltar nenhuma mercadoria.

Nesse aspecto, você pode pensar em como seria chegar a um restaurante e não ter o alimento escolhido. É constrangedor e desgastante, não acha? Existem muitos outros locais — concorrentes — que podem começar a chamar atenção desse cliente. Portanto, sempre tenha em mente que ninguém merece ficar esperando para comprar a mercadoria.

6.5 Melhora o processamento de vendas e cobrança

Com a utilização de meios tecnológicos, como softwares e sites especializados, é possível fazer uma venda mais ágil e simples — por exemplo, na emissão de notas fiscais e envio de boletos bancários para os clientes, o que acontece automaticamente em um sistema adequado. Isso reduz tempo em muitas tarefas dos funcionários, os quais podem direcionar essa sobra para a melhoria da empresa.

6.6 Otimiza o controle entre matriz e filiais

A partir do momento em que as empresas crescem, é comum que invistam em novas filiais, aumentando, assim, a responsabilidade e, consequentemente, a dificuldade em manter tudo conforme o necessário para permanecer com eficiência e qualidade. Desse modo, é importante conhecer como manter controle das filiais e matriz em prol da qualidade de vida empresarial e dos gestores.

Com um controle de vendas adequado e de sucesso, é possível corroborar para uma boa coordenação empresarial independentemente da quantidade de filiais existentes, já que é inadmissível o padrão de qualidade dos serviços e produtos cair por expansão do negócio.

Considerando o exposto, é possível que a dificuldade de gestão de fluxo de caixa, problemas com cartões de crédito, dificuldade na compilação de informações e resultados não confiáveis sejam sanados. E, com isso, você terá uma contabilidade de dados mais eficaz e com precisão, saberá integrar cartão de crédito ao fluxo de caixa e melhorará sua visão de gestão.

Agora que você conhece as principais funções, como montar e quais os benefícios do controle de vendas e sabe que, independentemente do tipo da sua empresa (grande ou pequena), é possível praticar esse método de modo eficaz, o que está esperando? Coloque já tudo que aprendeu em prática e tenha sucesso empresarial!

E então, gostou de conhecer sobre controle de vendas e como realizá-lo para melhoria da sua empresa? Assine nossa newsletter e esteja sempre por dentro das novidades!

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