Entenda como otimizar as tarefas da equipe

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Um dos grandes desafios dos gestores de uma empresa é otimizar as tarefas da equipe. Para serem bem-sucedidas nesse processo, as instituições recorrem a diversas técnicas voltadas para a gestão de pessoas, mas como saber quais delas dão resultado?

Neste artigo, separamos algumas ações muito eficientes em melhorar o desempenho dos profissionais do mundo empresarial. Quer conhecê-las? Então, vamos lá!

1. Estabeleça metas

As metas, quando bem definidas, são de grande importância para otimizar as tarefas da equipe. Afinal, poucas coisas motivam mais um profissional do que ter um objetivo a alcançar. Em vista disso, como um gestor pode estabelecer alvos realistas para os seus colaboradores?

Um fator importante é definir o período — mês, bimestre, trimestre, etc. — para atingir o propósito de uma tarefa. Após isso, quebre esse tempo em etapas menores, especificando quais serviços serão realizados em cada uma delas.

Por fim, deixe à vista da equipe toda essa organização do projeto e, ao passo que os ciclos forem sendo cumpridos, anote isso, para que todos percebam que as tarefas estão em andamento.

2. Faça a divisão de tarefas

Pais sábios dividem os serviços da casa com os filhos de acordo com a idade e capacidade deles. De modo similar, o gestor precisa conhecer bem os seus trabalhadores, para que possa dar a cada um a tarefa adequada a seu perfil profissional.

Contudo, é preciso deixá-los bem cientes de sua responsabilidade e do que será exigido deles no trabalho que realizarão. Após isso, ressalte sua confiança neles e deixe-os com certa medida de liberdade para produzir o seu ofício.

3. Realize reuniões periódicas

Agende encontros regulares com todos os envolvidos em um projeto. Por que isso é importante? As reuniões ajudam na avaliação do avanço das metas estabelecidas, cria oportunidade de a equipe propor melhoras nas tarefas e, caso precise, reajustar processos que não estão dando certo.

Além disso, essas ocasiões contribuem para unir os colaboradores e produzir a sensação de parceria, algo que é fundamental para o sucesso de um empreendimento.

Falando sobre como fazer reuniões produtivas, a revista Pequenas Empresas & Grandes Negócios mostrou, em um de seus artigos, que as organizações estão apostando em ambientes mais descontraídos para conversar sobre assuntos corporativos, e assim têm conseguido ter êxito na tentativa de aumentar a produtividade da equipe.

O que acha de pensar em formas diferentes de realizar reuniões? Essa pode ser uma das chaves para otimizar as tarefas da equipe.

4. Dê feedbacks

Os gestores precisam incluir no ambiente interno da empresa a política do feedback. De acordo com Tatiane Shirazawa — diretora de relacionamento do Great Place to Work (GPTW) —, quando uma instituição tem o hábito de dar sugestões aos funcionários de como realizar suas atividades, a confiança deles na empresa aumenta.

Ao estabelecer essa relação de confiabilidade com a companhia, os colaboradores sentem-se motivados a dar o melhor de si, e isso eleva seu desempenho no cumprimento dos deveres.

Para dar bons feedbacks, é importante que os gestores acompanhem de perto o comportamento de cada funcionário de sua equipe e anotem os seus pontos positivos e negativos.

Visando um sucesso maior, alguns especialistas sugerem que seja feito um roteiro da conversa, baseado na avaliação do funcionário, que o gestor terá com o seu colaborador.

5. Incentive a cultura do conhecimento

Quanto maior for o nível de capacitação de seus colaboradores, maior será a eficiência deles em seus serviços. Desse modo, é imprescindível que o contínuo estímulo ao aprendizado e ao treinamento faça parte do ambiente interno da empresa.

Para que os profissionais sintam os benefícios da capacitação, o gestor precisa descobrir as suas reais necessidades e então adequar um programa de aprendizagem de acordo com elas.

Por exemplo, se o objetivo de um líder é que sua equipe cresça em produtividade, ele pode incentivar os colaboradores a fazer um curso que os ajude a desenvolver seu potencial de produção, ou talvez convidar um especialista no assunto para dar uma palestra na empresa.

6. Premie seus profissionais

Todos gostam de sentir que seus esforços são valorizados pela companhia em que trabalham e, quando percebem isso, se sentem motivados. Por outro lado, a falta de reconhecimento pode destruir o desempenho dos profissionais.

Para que não aconteça essa desmotivação, identifique os melhores colaboradores que tem e premie-os. E existem maneiras simples de fazer isso. Por exemplo, a empresa pode conceder dias de folga, uma viagem, um troféu, um jantar, etc.

Neste caso, não é o valor da gratificação que vai fazer o trabalhador dar o melhor de si, mas o simples fato de saber que alguém notou o trabalho que realiza.

7. Conceda benefícios

Algumas empresas, como a Google, oferecem benefícios que estimulam seus profissionais a aumentarem seu desempenho nas tarefas.

Um exemplo disso é o incentivo a atividades físicas. A empresa oferece aulas de ginástica gratuitas para os funcionários, que ainda são incentivados a formar grupos para a prática de esportes.

Parece algo simples, mas, com essas ações, a Google atingiu o primeiro lugar da célebre lista da GPTW 2016 — melhores empresas para trabalhar —, e não é difícil imaginar o quanto o desempenho de seus funcionários é elevado.

8. Use tecnologias

O mundo digital está fornecendo muitas ferramentas para otimizar as tarefas da equipe, e um gestor eficiente não hesita em usá-las. Por exemplo, as aplicações para gestão de pessoas ajudam na organização de projetos e no desenvolvimento das tarefas.

Ainda outro ativo tecnológico muito eficaz é o software de gestão financeira que facilita o trabalho dos profissionais dessa área integrando funções importantes, como o fluxo de caixa. Dessa forma, todo o serviço manual é automatizado, e as demandas da empresa ganham agilidade.

Sendo assim, com a ajuda das sugestões deste post, sua empresa pode aumentar muito o desempenho de sua equipe interna e obter, dessa forma, excelentes resultados para o seu negócio.

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