Entenda a importância do controle de despesas e receitas

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Você sabia que a eficiência da sua gestão financeira depende do controle rígido das suas despesas e receitas? Além disso, é preciso acompanhar de forma histórica como estão estes valores, bem como projetar possíveis cenários e tendências, o que pode ser decisivo na hora de tomar decisões.

Neste artigo você vai entender a importância do controle de despesas e receitas, seus diferentes aspectos, suas vantagens e objetivos. Confira!

Entendendo as receitas e despesas

As receitas e despesas fazem parte do resultado de uma organização. Dentro das demonstrações contábeis podem ser visualizadas na Demonstração do Resultado do Exercício (DRE) e são responsáveis pela formação do lucro ou prejuízo do exercício.

Caso a empresa tenha mais receitas do que despesas, ela terá lucro. Caso contrário, prejuízo. Aqui entra também o regime de caixa e competência, já que estas entradas e saídas não ocorrem necessariamente à vista. Assim, este resultado não representa necessariamente o dinheiro ou a falta dele no caixa.

As receitas estão relacionadas com a comercialização de produtos, mercadorias ou serviços e são a principal fonte de renda de uma organização. Já as despesas são aqueles gastos necessários para que a atividade empresarial aconteça.

Dentro do grupo de despesas é possível citar, por exemplo, aquelas relativas aos salários dos empregados ou relativas a impostos, contas de energia, aluguel, matéria-prima, fornecedores e qualquer outro valor que seja necessário para a manutenção das atividades rotineiras de uma organização.

Controlando financeiramente as receitas e despesas

O controle das receitas e despesas é essencial sob vários pontos de vista. Um deles é o financeiro. Caso a sua empresa tenha muitas saídas e poucas entradas, terá dificuldades de caixa. Com isso é preciso acompanhar o valor das vendas e dos recebimentos e compará-los com os pagamentos do período.

O controle mais próximo das entradas relacionadas com as vendas também ajuda em outro ponto que é a diminuição da inadimplência. Isto ocorre porque é possível identificar aqueles clientes com atraso no pagamento e agir de forma pontual e rápida, evitando maiores atrasos e tentando reverter a perda.

Já no caso de suas próprias despesas, um controle mais efetivo evita o pagamento de multas, juros e outros problemas administrativos desnecessários e que muitas vezes são gerados por mero esquecimento ou confusão nas datas de pagamento.

Acompanhar as receitas e despesas, bem como os seus respectivos recebimentos e pagamentos, também possibilita aos gestores criar reservas para que, em tempos de menor entrada de recursos, a empresa tenha capital de giro e evite a descapitalização.

Tomando decisões gerenciais

As decisões gerenciais também são outras grandes possibilidades em relação ao controle de despesas e receitas. No caso das receitas, por exemplo, é possível saber quem são os principais clientes da sua empresa, produtos ou serviços, além de ticket médio e outras informações.

Com base nesses dados, podem ser criadas promoções especiais, descontos e outras formas de maximizar os seus resultados. Já em relação às despesas, pode-se criar diferentes categorias de gastos ou classificá-los por centro de custo ou de lucro, de acordo com as necessidades de sua organização.

Estas classificações possibilitam saber quais são os maiores gastos da organização, sua participação em relação ao total do resultado ou dentro de cada produto ou serviço. Relatórios históricos são outra fonte importante de dados que mostram a evolução dos gastos em um determinado período de tempo.

Todos estes dados, aliados a outras informações de mercado e de sua organização, serão utilizados para a correta formação do preço de venda, mix de produtos e serviços, incentivo à produção de determinado produto ou à prestação de um serviço, entre outras decisões empresais.

Gerenciando os estoques

O controle das despesas e receitas também influencia de forma positiva a gestão de estoques e pode gerar economias importantes para a sua organização. Com base nos dados que são gerados diariamente e em seus históricos, é possível ter diferentes tipos de ganhos com mercadorias.

Pode-se saber quais são as mercadorias ou insumos que têm maior ou menor saída, evitando que fiquem muito tempo parados em seu estoque ou, até mesmo, que exista a falta destes para comercialização, o que também pode gerar prejuízos para sua empresa.

Outra vantagem deste controle é a possibilidade de desenvolvimento de uma boa política de compras adequada aos fornecedores. Com isso sua empresa pode buscar os melhores insumos, preços, prazos etc.

Utilizando a tecnologia

A tecnologia deve ser a sua aliada na hora de controlar suas despesas e receitas. Um bom software de gestão financeira integrado e que possibilite a utilização de ferramentas como o fluxo de caixa pode fazer toda a diferença para o sucesso deste controle.

Desta forma, você poderá gerar uma visão ampliada de seu controle de receitas e despesas e acompanhar de forma diária como andam as suas finanças, fazendo diferentes tipos de integrações e análises. Também é possível fazer projeções e simulações, o que pode ser utilizado no planejamento empresarial, gerando economias futuras.

A utilização de soluções inovadoras, além de otimizar o processo, garante segurança no uso e acesso dos dados, bem como a padronização na inserção das informações, o que deixa o processo de decisão muito mais ágil, fácil e eficiente.

A integração também vai economizar tempo e recursos humanos em sua empresa, uma vez que as informações que são inseridas em um departamento já alimentam dados para outras interfaces, o que deixa o processo também mais seguro, evitando erros e retrabalhos.

Você acabou de compreender o conceito de despesas e receitas em uma organização e como o controle destas faz a diferença para a saúde financeira de uma empresa. Foi também possível compreender como controlar financeiramente as entradas e saídas e do ponto de vista gerencial e também dos seus estoques, buscando a maximização dos resultados da organização.

Você também entendeu o papel essencial que a tecnologia ocupa neste contexto e como esta pode auxiliar no uso de ferramentas como o fluxo de caixa, que podem trazer diversos benefícios para a instituição.

E então, que tal melhorar ainda mais o seu ambiente empresarial? Então continue conosco e saiba como otimizar as tarefas da equipe!

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