Eficiência operacional: saiba a importância e como alcançá-la!

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Imagine a seguinte situação: você tem uma franquia e conta com todo o suporte da marca. Vende regularmente, tem um bom faturamento e consegue pagar todas as contas. Considerando esse cenário, parece que sua empresa apresenta lucro, mas a verdade é que a margem é muito pequena. O que acontece? A resposta está na eficiência operacional.

Esse é o ponto que diferencia um empreendedor de outro. Ambos podem atuar no mesmo ramo e comercializar produtos similares, mas apresentarem resultados bastante diferentes. É claro que a gestão financeira é relevante nesse momento, mas acredite: sem alcançar a eficiência nas rotinas diárias será difícil aumentar suas margens de lucro e escalar os ganhos.

Para ajudá-lo nessa empreitada, abordaremos neste post o que significa ser operacionalmente eficiente, por que essa prática é tão importante, quais são os passos para alcançá-la e os motivos que justificam contar com a ajuda de profissionais especializados.

Quer saber de tudo isso e alavancar os resultados do seu negócio? Então acompanhe a primeira pergunta:

O que significa ter eficiência operacional?

Dicionário Michaelis Online define eficiência como “capacidade de realizar bem um trabalho ou desempenhar adequadamente uma função; aptidão, capacidade, competência. Atributo ou condição do que é produtivo; desempenho, produtividade, rendimento”. Já a palavra operacional pode ser compreendida como: “que está apto e pronto para funcionar; que pode entrar em funcionamento imediatamente. Que pode contribuir para a obtenção de um resultado desejado”.

Esses conceitos do dicionário se encaixam muito bem na explicação da administração. Quando juntas, as palavras indicam o conjunto de métodos que aprimoram os processos, ou seja, as atividades executadas rotineiramente. E o intuito é produzir mais com menos recursos.

Mas como conseguir isso? A dica é fazer o dinheiro render, aumentar a produtividade, diminuir o desperdício, evitar o retrabalho e medir o nível de desempenho dos colaboradores. Apesar de essas dicas serem conhecidas por todos os empreendedores — e a maioria estar constantemente em busca desses objetivos —, a prática é um pouco diferente.

Por exemplo: uma loja de doces finos precisa executar diferentes processos, como contratação e demissão de pessoas, atendimento ao cliente, vendas, gestão de compras, controle do estoque, divulgação local e por aí vai. Todas essas atividades estão relacionadas — de maneira direta ou indireta — ao objetivo principal, que é a comercialização de produtos para gerar faturamento e, quem sabe, lucro.

No entanto, pode ser que esse estabelecimento bata as metas de venda, mas tenha resultados insignificantes quanto ao lucro. Uma das variáveis que interfere nessa questão é a má gestão do estoque — quando ocorre, pode resultar em produtos estragados ou que já passaram do prazo de validade. Nesse caso é preciso jogar os itens fora, o que gera desperdícios e a perda de dinheiro.

Em outras palavras, fica evidente que ser eficiente na parte operacional é essencial para o sucesso do negócio. Isso não quer dizer que você precisa cortar custos, demitir pessoas e ter uma redução brusca dos gastos. A ideia é evitar prejuízos e combater os chamados dispêndios ocultos, que muitas vezes são ignorados por serem invisíveis. 

Os custos ocultos não são passíveis de mensuração, mas corroem o rendimento da sua empresa. Conforme dados da Preço Certo, esses gastos podem representar entre 15% e 40% da capacidade empresarial. São referentes a retrabalhos, falhas e problemas com produtos e serviços, como marketing, vendas etc. Entre os principais desembolsos enquadrados nessa categoria estão:

  • excesso de produção;
  • defeitos;
  • transporte e posicionamento interno.

Melhorando esses quesitos você automaticamente aumentará a margem de lucro. Ao mesmo tempo conquistará outros benefícios, como o aumento da produtividade. Esse é um dos motivos que deixam claro porque ser eficiente é uma atitude fundamental. Porém, há mais razões.

Por que ter eficiência operacional é tão importante?

Quando falamos sobre esse assunto, estamos abordando diretamente a redução de custos, que pode estar relacionada a tempo, dinheiro ou recursos humanos. Em outras palavras, esse conceito consiste em fazer o trabalho da maneira mais correta possível e com o mínimo de erros. É assim que se alcança um desempenho melhor, que poderá fazer sua empresa se destacar da concorrência.

Ao mesmo tempo, a eficiência impacta os clientes, porque eles têm uma experiência de compra mais satisfatória e com um preço mais justo. Afinal, o valor cobrado por um produto ou serviço depende também do aumento da capacidade dos recursos disponíveis e diminuição das perdas.

Como você pôde perceber, todos os aspectos estão interligados — por isso abordá-los separadamente é praticamente impossível. A ideia de ser eficiente, então, é garantir mais dinamismo e flexibilidade às atividades, bem como simplicidade e padronização para os processos.

Segundo dados divulgados pelo Estadão, a automação das tarefas combinada à eliminação de papel, ao controle da produtividade e à redução dos riscos operacionais pode gerar uma economia imediata de 20% nos custos. Essa informação é bastante relevante e evidencia o impacto na margem de lucro e rendimento obtido pela organização.

No entanto, isso pode ficar ainda mais claro por meio de exemplos. Imagine esse contexto: sua empresa vende R$ 100 mil por mês. Porém, ao fazer uma análise aprofundada, você identificou que R$ 40 mil são desperdiçados por problemas no estoque e R$ 20 mil com horas extras. Ou seja, da quantia total, você ficou com apenas R$ 40 mil para o pagamento de contas, fornecedores, salários, entre outros. É bem provável que nessa situação o lucro seja insignificante.

Agora veja esse outro cenário: você fez uma venda grande para um cliente importante. Ele pediu urgência na entrega dos produtos, mas a distância da sua sede é grande. Ainda assim é possível cumprir prazo. O problema é que no momento do pedido o vendedor esqueceu de inserir o número do endereço. O carregador e o entregador também deixaram essa falha passar.

O resultado? O motorista sai para fazer a entrega, fez o percurso até o local, mas não consegue encontrar o endereço pela falta de informações. A situação fica ainda mais complicada porque ele esqueceu o celular e, por isso, não tem como ligar para sanar sua dúvida. O cliente, por sua vez, já reclamou do atraso, cancelou a entrega e informou que buscará o carregamento pessoalmente.

Ambas as situações são muito comuns e são bons exemplos de ineficiência operacional. Em todos os casos houve falha dos colaboradores, que ignoram os erros cometidos no dia a dia. Isso gera custos elevados para o empreendedor, mas que muitas vezes não são contabilizados.

Além dos prejuízos financeiros, casos como esses provocam a desmotivação dos colaboradores e aumento do retrabalho. No final, tudo isso é um obstáculo enorme ao crescimento da empresa.

Portanto, se você deseja escalar e fazer o controle de vendas, conquistar competitividade e melhores resultados, a dica é ser eficiente nas operações realizadas. Como? Há várias formas de fazer isso:

8 passos para alcançar a eficiência operacional em sua empresa

A garantia desse objetivo depende de uma série de atividades. Você deve rever seus processos, analisá-los e acompanhá-los para verificar se sua performance está adequada. Nos passos que vamos listar a seguir também é possível identificar falhas, que devem ser rapidamente ajustadas para evitar mais prejuízos.

Veja agora o que deve ser feito para implementar a eficiência das operações no seu negócio:

1. Reestruture os processos

A implantação efetiva e permanente das práticas eficientes depende dessa etapa. Os processos precisam ser revistos e aprimorados, porque essa análise aprofundada possibilita identificar erros e falhas. Essa reestruturação pode ser feita de maneira simples ou complexa — tudo depende das suas necessidades e do tamanho do seu negócio.

Se existirem poucos processos, você pode montar um mapa deles com papel e caneta ou com uma ferramenta adequada. No entanto, o mais indicado é usar softwares voltados ao Business Process Management (BPM), prática que permite reconhecer, mensurar e gerenciar as atividades realizadas.

Com essa solução você faz um mapeamento completo das atividades realizadas e obtém um diagnóstico preciso sobre o que deve ser feito para o seu estabelecimento ser mais produtivo, com operações enxutas e baratas.

De qualquer forma, tenha em mente que o mais importante é compreender exatamente como sua empresa funciona e conseguir desenhar cada etapa executada. Por exemplo: solicitação de compra — entrada do produto em estoque — reposição do item na prateleira — venda ao consumidor — emissão da nota fiscal — atualização do sistema de gestão. Perceba que esses estágios precisam ser detalhados e adaptados à realidade do seu negócio.

A partir dessa descrição será possível detectar etapas desnecessárias ou desorganizadas e até ver alguma atividade que deveria estar contemplada, mas é ignorada no dia a dia. Assim será possível ter ideias a respeito de:

  • planos para o aumento da produtividade;
  • diminuição do uso dos recursos;
  • redução de períodos de espera e desperdícios;
  • padronização das tarefas.

Os objetivos e conclusões obtidos nessa etapa devem ser inseridos em um plano de ação, documento que indicará o rumo que deve ser seguido. Dessa maneira você sabe o que será necessário para mudar os pontos negativos. Lembre-se ainda de rever esse planejamento, já que suas práticas podem surtir efeitos inesperados e o contexto interno e externo (político e econômico, por exemplo) podem mudar.

2. Reestruture a organização

O primeiro passo leva a essa segunda etapa. O mapeamento dos processos possibilita identificar as pessoas presentes em cada atividade e também os responsáveis pelo seu desenvolvimento. Com isso dá para perceber se há conflitos nas tomadas de decisão ou sobreposição de responsabilidades de sistemas ou pessoas.

Aliás, a detecção de pontos de confronto é o principal objetivo nesse momento. Isso evita, por exemplo, que duas pessoas com objetivos diversos tenham o mesmo peso no processo decisório, situação que gera desgaste e tende a reduzir a agilidade das atividades relacionadas ao operacional.

Esse contexto se torna um verdadeiro gargalo pela maneira como os processos estão estruturados. Ao diminuir os conflitos se alcançam 2 vantagens: menor atuação independente das áreas, porque todos agem de maneira conjunta, e compreensão mais ampla dos colaboradores sobre os procedimentos decisórios e produtivos.

3. Desenvolva metas, medições e a melhoria de eficiência

A identificação da situação atual da empresa e a redução dos conflitos exige que você elabore metas e estratégias que visem à melhoria operacional. Observe que nesse estágio você já conhece seu negócio a fundo. Por isso essa é a hora de definir os locais nos quais seu esforço e dedicação devem ser empregados.

O foco deve ser os pontos que precisam de melhoria. Analise ainda quais modificações nos processos surtirão efeitos mais positivos, como aumento da eficiência, crescimento da margem de lucro, diminuição do desperdício e por aí vai. Cada um dos tópicos elencados deve ter uma ação a ser executada — para mudar o cenário atual — e a definição de objetivos e metas.

Nesse momento vale a pena destacar que objetivo é o que você deseja conquistar ao final. Já as metas são as conquistas diárias, que encaminham sua empresa ao alcance dos resultados. Essa explicação deixa claro que esse é um trabalho gradual e de longo prazo. Com o passar do tempo é fundamental fazer medições para ver se seu negócio atingiu o que era esperado.

Por exemplo: você pretende reduzir os desperdícios em 10%. Uma de suas metas é diminuir o uso de papel no escritório em 5% em 1 mês. No final do período você fez essa avaliação e chegou à conclusão que não foi possível alcançar o resultado esperado por falta de sistemas inteligentes. Então seu objetivo precisa ser revisto ou o plano de ação, modificado. No segundo caso é possível adquirir um software que automatize as tarefas.

Aliando as metas e as medições você chegará à melhoria da eficiência sem precisar empregar esforços adicionais. As metas podem ser mensuradas por meio da implantação de uma gestão estratégica baseada em métricas e indicadores. A metodologia do Balanced Scorecard (BSC) é excelente para esse momento, porque ultrapassa a perspectiva financeira.

Lembre-se ainda de contar com a ajuda de toda a equipe para estipular as metas e focar na prática. No caso das questões financeiras, vale a pena avaliar o EBITDA (em português, Lucro Antes de Juros, Impostos, Depreciação e Amortização), que mede quantos recursos são gerados pela organização considerando exclusivamente suas atividades operacionais.

Também é interessante apostar na delimitação de metas de produtividade. Elas devem ser definidas individual e coletivamente. Assim o colaborador sabe o que deve fazer no seu trabalho, bem como o quanto todos devem produzir.

Outro quesito relevante é estipular situações desafiadoras, porém alcançáveis. Caso contrário, a motivação dos profissionais é prejudicada. Pense ainda na oferta de recompensas, porque essa atitude tem grande valor para os trabalhadores.

4. Gerencie a rotina

Essa é outra etapa fundamental, porque para que uma ação se torne habitual é preciso que se integre à cultura organizacional. Contudo, isso leva tempo. Para garantir que aconteça é essencial criar pontos de checagem para envolver os colaboradores e fazê-los perceber que são parte do processo e dos resultados atingidos. 

Os pontos de parada devem ser discutidos. Algumas práticas que ajudam são as reuniões, que podem ser:

  • mensais entre diretores e gestores: visa a revisão do processo e do plano de ação, mensuração dos resultados e identificação de necessidades de melhoria;
  • mensais entre todos os envolvidos: objetiva apresentar os resultados operacionais para a compreensão da participação individual e impactos sobre a empresa;
  • semanais ou quinzenais em grupo: contempla somente os responsáveis para discutir resultados, oportunidades e dificuldades específicas da atividade.

5. Invista em tecnologia

Sua empresa deve estar pronta para a transformação digital. Isso significa implantar ferramentas que melhorem o gerenciamento do negócio. Uma opção é usar um software de gestão financeira para controlar o fluxo de caixaconciliar cartões de crédito e débito, monitorar contas a pagar e elaborar a Demonstração de Resultados do Exercício (DRE).

As ferramentas CRM (em português, a sigla é traduzida como gestão do relacionamento com o cliente) também são bastante indicadas, porque possibilitam armazenar diversos dados sobre os consumidores, como informações pessoais, preferências, data da última compra e mais.

Apostar na tecnologia traz outro benefício: conseguir escalar as operações. O propósito é expandir o negócio conforme a demanda sem ter impactos significativos nos custos. Assim a empresa pode ampliar sua atuação sem elevar os gastos de maneira proporcional.

6. Treine a equipe de colaboradores

A capacitação é fundamental para manter a eficiência e aprimorar constantemente os processos. A ideia, aqui, é direcionar o aprendizado para o uso das novas tecnologias — softwares e maquinário —, mas também voltar para situações diferentes ou que podem ser melhoradas.

Lembre-se de adequar o treinamento aos processos desenhados lá na primeira etapa de garantia da eficiência. Dessa forma se alcançará resultados mais interessantes, já que os procedimentos internos e a estrutura da organização impactam a execução das atividades.

O treinamento ainda incentiva o colaborador a explorar todas as potencialidades e participar ativamente dos processos, inclusive por meio da indicação de melhorias. Essa é uma maneira de aumentar a motivação e o engajamento, além de também desenvolver e reter talentos. Perceba que a capacitação é um momento para troca de experiências e aprendizados.

Caso o efeito esperado não seja atingido, converse com os colaboradores para saber o que se deve mudar. Modificações simples podem trazer enormes resultados, especialmente quando estão adequadas ao que o colaborador precisa.

No caso das franquias, a capacitação costuma ser desenvolvida pela própria marca. Mas você também pode fazer treinamentos menores, que incluam situações rotineiras, como o atendimento ao cliente, controle do estoque, solução de problemas e outros casos.

7. Elimine distrações para atingir a eficiência operacional

Os colaboradores podem facilmente se distrair por conta da internet e das redes sociais. Você, como gestor, deve conversar com a equipe e evitar os momentos de ociosidade. Busque identificar quando essas situações ocorrem e os funcionários realizam falsos trabalhos, ou seja, atividades sem relação com o objetivo ou a estratégia organizacional. Conversas com colegas também podem ser um tipo de distração.

Não existe uma fórmula específica para acabar com esse problema. Feedbacks são uma maneira interessante de fornecer a sua visão em relação ao colaborador. Porém, é preciso contar com metas definidas e claras, porque isso ajuda a aumentar a concentração nas tarefas.

Também é válido se manter presente na rotina operacional para firmar uma relação de cooperação e confiança. Por fim, reconheça a performance positiva dos profissionais que servem de exemplo ao restante.

8. Tenha uma visão sistêmica da empresa

O gestor deve ter uma visão ampla de como o negócio funciona. É preciso ir além das responsabilidades diretas e conhecer os principais processos executados na organização. O objetivo é compreender de onde os produtos vêm e para onde vão. Essa atitude também é válida para os colaboradores, porque isso demonstra maior comprometimento.

Quando isso ocorre os clientes recebem um benefício direto: mais qualidade e agilidade na entrega de produtos e serviços. Por isso é fundamental que você desenvolva a visão sistêmica na equipe para alavancar os resultados, ser eficiente e atender às demandas do mercado. É dessa maneira que se reduzem os erros e os custos e se aumenta o rendimento dos resultados.

Tenha certeza de que a visão sistêmica também trabalha para o engajamento dos colaboradores. Afinal, as pessoas ficam mais envolvidas com os processos a partir da compreensão de seu papel e da importância dele para os objetivos a serem alcançados.

Por que contar com a ajuda de profissionais especializados?

A resposta a esse questionamento é simples: a contribuição de uma empresa especializada pode ser o diferencial de mercado definitivo para que seu negócio conquiste o sucesso. Essa conclusão é possível porque ser operacionalmente eficiente implica diferentes variáveis, que passam por processos internos, produtividade, treinamento, gestão da rotina e muito mais.

Em outras palavras, alcançar esse objetivo é uma tarefa complexa, que exige muito esforço e dedicação. Você também precisa ter conhecimento em gestão e saber o que deve ser feito para aprimorar as atividades, reduzir desperdícios e eliminar gastos desnecessários.

Porém, é difícil reunir todas essas habilidades. Nesse cenário a empresa especializada consegue avaliar o uso dos recursos produtivos, melhorar a produtividade e alavancar a competitividade.

Isso ocorre porque são analisadas as interrupções dos processos. Os resultados obtidos são estratificados e, a partir disso, determina-se um planejamento apropriado.

É aí que também entram os planos de ação e são feitos os acompanhamentos sistemáticos. O resultado é a melhoria absoluta da eficiência operacional, além da diminuição de desperdícios, custos variáveis e tempo de parada. 

E você, entendeu o que é necessário para colocar a eficiência operacional em prática? Se gostou deste conteúdo, aproveite e compartilhe-o nas suas redes sociais!

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