Descubra como garantir a segurança financeira da empresa

Tempo de leitura: 17 minutos

Um dos desafios dos empreendedores é garantir a segurança financeira de suas empresas. Para isso, é preciso diversificar os clientes e ter uma boa produtividade. Mas também há outros fatores que podem impactar positivamente.

Um bom planejamento financeiro ajuda nesse processo e os softwares de gestão permitem controlar e identificar gastos e pagamentos.

Talvez você esteja pensando: “como fazer tudo isso para garantir que minha empresa tenha sucesso?”. Este post vai responder essa pergunta. O objetivo é mostrar todas as etapas que você precisa seguir para assegurar a saúde das finanças da sua organização.

Que tal conhecer mais sobre esse assunto? Acompanhe o post e veja dicas práticas que você pode adotar agora mesmo.

1. Procure diversificar os clientes

Sem clientes, não há empresa. Você já sabe disso. Mas o obstáculo principal em relação a esse quesito é conseguir diversificar os consumidores sem esquecer dos antigos.

Philip Kotler, consultor de marketing dos Estados Unidos, afirmou que “conquistar um novo cliente custa de 5 a 7 vezes mais que manter um atual”. Ou seja, não basta empregar esforços para captar consumidores; é preciso investir na construção de um relacionamento a longo prazo.

Diversificar clientes, portanto, é uma maneira de assegurar o equilíbrio financeiro da sua empresa. A ideia é elevar o fluxo de consumidores sem esquecer dos antigos, que já optaram por adquirir seus produtos ou serviços.

O resultado, nesse caso, é a ampliação da carteira ao mesmo tempo em que estratégias de fidelização são aplicadas.

A dúvida é: como fazer isso? Confira algumas ideias:

1.1 Analise seu negócio

Não importa se você tem uma marca própria ou é um franqueado. Você precisa analisar seu negócio e verificar operações, site, táticas de marketing, etc. Busque por situações que possam estar afastando a marca do público-alvo. Por exemplo: se você não tiver uma fanpage em mídias sociais, provavelmente não está atingindo a geração Y, que é mais jovem.

1.2 Contrate uma equipe diversificada

Você é a “cara” do seu negócio e a tendência é que você contrate pessoas parecidas. Não há problemas nisso, mas você precisa analisar se não está atraindo clientes que se parecem com você. Quando isso acontece, não há uma grande diversificação. Apostar na contratação de pessoas que possuam etnias, idades e experiências diversas ajuda a atrair uma clientela variada porque a equipe consegue entrar em contato com um grande número de consumidores.

1.3 Altere suas estratégias de envolvimento

Quando você investe sempre nas mesmas técnicas para envolvimento dos clientes acaba atraindo o mesmo tipo de pessoas. Alterar suas estratégias pode chamar a atenção de uma gama mais diversificada de consumidores, o que vai aumentar o alcance e permitir que seu negócio seja apresentado a indivíduos que ainda não o conhecem.

Se você for um franqueado, a dica é apostar no marketing local. Por exemplo: criando uma fanpage para a sua unidade.

1.4 Participe de eventos

Participar de feiras, congressos e eventos relevantes para o segmento em que você atua é uma maneira de promover o seu negócio, atrair a atenção de consumidores e expandir seu networking. Em resumo: esteja onde seu público-alvo está presente e mostre que seus produtos e serviços são adequados e têm qualidade.

Depois de diversificar os consumidores, a próxima dica é elevar o rendimento dos colaboradores. Afinal de contas, de nada adianta ter clientes se você não conseguir atender à demanda.

2. Aumente a produtividade

Você sabe exatamente o que esse conceito significa? Ele é o resultado do que é produtivo, ou seja, faz uma relação entre os recursos e os meios usados e a produção final.

É por isso que aumentar a capacidade de produzir com rendimento é uma forma de elevar os ganhos da sua empresa. Mas é importante ressaltar que o crescimento dos ganhos por si só não garante a segurança das finanças. É preciso manter os custos, como veremos a seguir.

Por enquanto, vamos nos ater à capacidade de produção dos colaboradores. E como podemos aumentá-la? Existem algumas dicas que vão auxiliar muito esse processo:

2.1 Automatize as atividades

A tecnologia sempre deve ser usada a seu favor e ela pode ser uma grande aliada do aumento do rendimento. A automação de atividades é fundamental para padronizar processos e evitar retrabalho. Isso significa que as ações acabam sendo mais repetitivas e enxutas e isso reduz a possibilidade de erros.

2.2 Treine os colaboradores

O rendimento tem relação direta com a capacitação e as habilidades técnicas dos colaboradores. Eles precisam ser treinados para conhecer todos os detalhes de produtos e serviços e também para atender os consumidores da melhor forma possível. Além disso, quando não há treinamento, a chance de ocorrerem mais erros e refações é maior e isso gera custos para a empresa.

2.3 Implante a cultura de lições aprendidas

No dia a dia, é comum haver erros que impactam o resultado final da atividade ou, no mínimo, que gerem obstáculos para a realização de alguma tarefa. Registrar e arquivar essas falhas é uma boa forma de evitar retrabalho, já que, dessa forma, todos podem acessar as informações e tomar atitudes mais acertadas e conscientes.

2.4 Invista na comunicação interna

Um erro que os empresários cometem é esquecer da comunicação interna. Isso ocorre porque os empreendedores acham que não precisam ou não devem compartilhar informações e também por falta de atenção. O problema que isso causa é a desmotivação e os “buchichos” que acontecem pelos corredores.

É melhor adotar sistemas de comunicação interna, que vão desde um simples e-mail corporativo até uma rádio online. Tudo depende do que você precisa e do tamanho do seu negócio. Lembre-se: o objetivo é que todos tenham acesso a informações importantes e que o diálogo faça parte da cultura organizacional.

2.5 Elabore planos de ação

A falta de direcionamento é uma das grandes causas de retrabalho e de falhas de rendimento. Ou seja, de nada adianta usar ferramentas tecnológicas e investir em capacitação se os colaboradores não souberem exatamente o que devem fazer.

O plano de ação é um documento que mostra o que deve ser realizado, de que forma, por quem, quando, qual o prazo de entrega, entre outros detalhes. Ele subdivide o trabalho e apresenta um passo a passo que deve ser seguido para que o melhor resultado seja atingido.

3. Faça um planejamento financeiro

Para controlar as despesas, é necessário receber mais do que se gasta. Ou seja, é preciso monitorar os custos fixos e variáveis e analisar diariamente o fluxo de caixa para verificar qualquer empecilho que possa prejudicar o pagamento das contas.

O planejamento das finanças é, portanto, fundamental para que as contas sejam controladas. Ele pode ser feito por meio de uma planilha ou software financeiro, que apresenta todas as despesas fixas e as receitas de determinado período.

A partir desse cenário, o empreendedor reconhece as contas a pagar e a receber e consegue controlar melhor os recursos financeiros.

Ainda existem algumas dicas que aumentam a eficácia do planejamento. Veja quais são elas:

3.1 Elabore um planejamento anual

As finanças devem ser planejadas anualmente. O ideal é pensar sobre elas ainda no ano anterior, por volta do mês de setembro. Nesse momento, deve ser elaborado um orçamento, que deve contar com estimativas do quanto será recebido e gasto.

A previsão deve ser feita com base no histórico da empresa. Também é recomendado ser realista e preferir um cenário um pouco mais pessimista, já que diversas incertezas podem gerar imprevistos.

3.2 Acompanhe as movimentações financeiras com regularidade

Já ficou evidente que é importante registrar todas as contas a pagar e a receber porque isso permite analisar melhor a saúde financeira da sua empresa. Porém, além de cadastrá-las, também é importante monitorar todos os lançamentos e verificar como as finanças estão caminhando. Essa atitude possibilita fazer projeções mais precisas com relação a entradas e saídas de recursos e comparações conforme os meses vão passando.

3.3 Corte gastos desnecessários

Despesas supérfluas devem ser evitadas e, se possível, eliminadas. O corte delas pode trazer retornos bastante positivos no futuro. Portanto, vale a pena buscar aquilo que pode ser reduzido. Analise bem a sua planilha de planejamento das finanças e avalie o que é desnecessário. Essa atitude leva ao aumento dos lucros e ao foco no que é crucial para o andamento e o sucesso do negócio.

3.4 Separe finanças pessoais e empresariais

Você já deve fazer isso, mas sempre é bom ressaltar que misturar finanças empresariais e pessoais é um mau negócio. Esse erro pode ser tão prejudicial que é capaz de ocasionar a falência do negócio devido à perda do controle do fluxo de caixa.

O ideal é que você determine um valor mensal que será retirado, ou seja, um pró-labore, que servirá como uma remuneração. O resto deve ser mantido no caixa da empresa para pagamento de contas e solução de qualquer imprevisto financeiro.

3.5 Planeje e avalie a situação da empresa

O planejamento em planilhas ou softwares é fundamental, mas às vezes, também é necessário parar e refletir sobre o assunto. Nesses momentos você deve considerar o mercado e pensar em qualquer elemento que possa impactar o seu negócio, seja de forma positiva, seja negativa. Indica-se fazer essa reflexão sempre ao final de cada mês, porque assim você pode analisar qual será o resultado do mês seguinte, o faturamento ao final do ano, as despesas que incidirão etc. Esse ato de comparar indica o que precisa ser ajustado e o que já está dando certo.

4. Antecipe pagamentos

O bom controle das finanças passa, também, por pagar as contas. É importante que esse procedimento seja realizado dentro do prazo ou com antecedência para evitar a incidência de juros e multas, que são despesas desnecessárias.

Agora, se o seu negócio está em uma situação financeira complicada, a dica é analisar as contas a pagar e verificar quais podem ser renegociadas com o credor. O objetivo é reduzir o valor das multas e juros aplicados.

Você deve sempre cuidar para não ficar endividado. Isso significa que se você já tem dívidas, pague-as o mais rapidamente possível e depois siga a regra principal: gaste menos do que ganha.

Esse controle deve ser sistemático e o endividamento requer um controle rígido a fim de evitar que as contas se tornem impagáveis devido à falta de geração de recursos financeiros.

Passando por essa fase e equilibrando as finanças, você deve sempre antecipar as despesas que oferecem desconto. Por menor que seja, essa atitude gera economia de recursos e ainda garante uma boa imagem para o seu negócio perante os fornecedores.

Isso também garante uma facilidade maior em negociar com os credores em uma situação de imprevisto. Essa atitude deve ser tomada assim que você perceber que o fluxo de caixa não será suficiente para honrar os compromissos.

Nesse caso, você pode verificar se é possível mudar a data de vencimento da despesa, o que evita a contração de empréstimos.

Assim, podemos resumir a manutenção das contas em ordem e a antecipação valores pagos a partir das seguintes dicas:

  • não gere mais dívidas do que a empresa pode pagar;

  • faça o registro de todas as contas a pagar;

  • pague as contas em dia, evitando a incidência de juros e multas;

  • antecipe as contas que oferecem desconto para economizar e obter crédito com os fornecedores;

  • renegocie se tiver dificuldades, sempre agindo com antecipação.

É importante destacar que você pode pedir um financiamento, já que há diferentes linhas de crédito voltadas para empresas. Essa é uma medida paliativa, mas que pode garantir a segurança das finanças do negócio em curto ou médio prazo. Por outro lado, é necessário pensar bem, porque o futuro financeiro da organização pode ser afetado.

É melhor, nesse caso, criar um fundo de reserva, que serve para a cobertura de despesas imprevistas, ou seja, que não estão projetadas no orçamento. Assim, você garante que as contas serão pagas sem grandes dificuldades.

Todo esse processo é feito de maneira mais controlada quando você usa um software de gestão financeira, como veremos a seguir.

5. Utilize softwares de gestão financeira

Citamos brevemente ao longo deste post que os softwares direcionados para a gestão financeira são bons aliados do controle das finanças. Mas agora vamos explicar direitinho porque você deve fazer esse investimento.

Esse sistema serve para o controle do fluxo de caixa, de contas a pagar e a receber, para a geração e visualização de gráficos e relatórios financeiros e muito mais. Além disso, alguns softwares também permitem emitir boletos bancários para concretizar as vendas.

Quando falamos especificamente em gestão financeira, o sistema concede um acesso fácil ao histórico de ganhos e despesas. Com a verificação desses dados, o planejamento do futuro é ainda melhor e mais embasado.

Você já deve ter se convencido de que esse investimento vale a pena. Mas se ainda tem alguma dúvida, confira algumas vantagens dos sistemas de gestão financeira e tenha certeza de como eles podem alavancar o seu negócio.

5.1 Acesso a informações acessíveis e atualizadas

Ao não utilizar um sistema específico, os dados financeiros tendem a ficar armazenados em diferentes locais, o que deixa ainda mais difícil conseguir verificá-los nos bancos de dados.

Usando o sistema de gestão, o programa centraliza informações e dados e todos podem acessar sempre que necessário. Os dados também são atualizados e mais confiáveis e isso ajuda a tomar decisões mais acertadas.

5.2 Facilidade maior para a organização das despesas

Falamos aqui diversas vezes que as contas a pagar e a receber devem ser registradas porque isso oferece um amplo panorama financeiro e assegura o pagamento em dia ou antecipado. Esse processo é muito mais simples com os softwares financeiros, já que eles possibilitam organizar as contas por centro de custo, data e categoria. Outra vantagem é receber um alerta sempre que uma data de vencimento está próxima.

5.3 Análise estratégica e planejamento mais eficientes

Os softwares automatizados de gestão indicam ao empreendedor quais são os eventos financeiros mais importantes do próximo período, se o mercado impactará positiva ou negativamente o negócio, entre outras questões relevantes para as finanças. Dessa forma, é possível se planejar e elaborar ações que possam gerar lucro.

5.4 Controle de estoque mais eficaz

Sem um controle de estoque eficaz, dificilmente as finanças do seu negócio terão resultados positivos. Você deve lembrar sempre de que produtos parados em estoque significam perda de dinheiro. O software de gestão organiza a administração de inventário e permite observar como está a situação do estoque rapidamente.

O resultado é uma quantidade menor de produtos armazenados e, ao mesmo tempo, a manutenção do atendimento às demandas dos consumidores. Em outras palavras, trabalha-se com a ideia do estoque mínimo.

5.5 Acesso facilitado aos relatórios

Os relatórios são fundamentais para a tomada de decisões. Mesmo assim, é bastante comum que eles não estejam dispostos adequadamente, o que ocasiona falhas na gestão.

O sistema de gestão financeira permite visualizar os dados a qualquer momento, o que leva a análise de despesas, ranking de vendas e faturamento de clientes. Esses dados são imprescindíveis para a administração das finanças e, consequentemente, para a tomada de decisões por parte de gestores e empreendedores.

6. Administre os gastos

Essa é a última etapa que garante a segurança das finanças do seu negócio. A administração das despesas é importante para que o futuro seja de muito sucesso e que possíveis obstáculos possam ser facilmente superados.

Esse tópico está diretamente relacionado aos anteriores e evidencia algumas ideias já citadas rapidamente. Porém, vamos aprofundar algumas delas.

Para que você possa administrar as finanças, deve seguir algumas recomendações. Confira:

6.1 Separe custos fixos e variáveis

Esse é um processo relativamente simples, mas que nem todos os empreendedores têm definido. Os custos variáveis são aqueles que se modificam conforme o volume de produção ou de vendas (como a comissão dos vendedores). Já os fixos não dependem da venda ou da produção; ou seja, são cobrados mensalmente (por exemplo, contas de água, luz e internet).

O valor dos custos fixos varia conforme o mês, mas o registro dessas despesas e das variáveis é o primeiro passo que você deve tomar. Com isso, você consegue visualizar melhor qual a projeção de receitas e despesas para os próximos períodos.

6.2 Preveja situações incomuns

Um grande erro que os empreendedores cometem é pensar somente em situações comuns, ignorando que os imprevistos existem. Apesar disso, é normal haver despesas extraordinárias, por exemplo: contratações pontuais (que ainda geram custos com transporte e alimentação), demissões, pagamento de alguma multa etc. Esteja sempre pensando na possibilidade de isso acontecer e reserve uma parte do capital de giro para essa finalidade.

6.3 Negocie e tenha um plano B

É ótimo ter fornecedores que ofereçam bons preços e custo-benefício. Mas é importante negociar sempre e buscar alternativas. Não foque somente no produto ou serviço e tenha sempre em mente que o setor financeiro é como a espinha dorsal do seu negócio, porque sem dinheiro não é possível dar continuidade ao negócio.

Vale a pena analisar os custos que possuem maior relevância para o orçamento e verificar seu comportamento com o passar do tempo para definir se algum serviço pode ser terceirizado ou se algum produto deve ter um destaque maior, por exemplo.

6.4 Procure investir

Com a situação financeira da sua empresa equilibrada, chega o momento de pensar nos investimentos. Você pode ampliar o seu negócio, abrir outra unidade ou buscar algum investimento que gere mais fundos para a organização. Nessa situação você pode contar com algum consultor financeiro, que vai indicar a opção mais adequada para o contexto atual da sua organização.

Como você pôde perceber, a segurança das finanças da sua empresa passa por diversificar os clientes, aumentar a produtividade, ter um planejamento financeiro, fazer pagamentos antecipados, utilizar softwares de gestão e administrar os gastos.

Seguindo essas dicas à risca, você terá sucesso no seu negócio e poderá ter as finanças equilibradas. De quebra, será possível investir e ter ainda mais resultados positivos.

Gostou de entender melhor como garantir a segurança financeira da sua empresa? Coloque as dicas em prática a partir de hoje, mas antes aproveite para compartilhar esse conteúdo nas suas redes sociais e ajudar outras pessoas que precisam desse conhecimento!

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