Como manter controle das filiais e matriz com eficiência

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Quando uma empresa cresce, é inevitável que o ganho de responsabilidade siga na mesma proporção. Afinal, gerenciar tantos processos demanda tempo e conhecimento adicional. Por isso, as dúvidas em relação ao controle das filiais acabam deixando os gestores cautelosos em relação à expansão das atividades.

É bem verdade que uma companhia funcionando com mais braços consegue atingir uma fatia maior do mercado. No entanto, alguns desafios devem ser considerados a fim de garantir uma gestão eficiente, porque a falta de controle coloca tudo a perder.

A dica é válida, sobretudo, quando envolve matriz e filiais, pois o padrão e a qualidade dos serviços prestados não podem ser alterados, ainda que os estabelecimentos funcionem em lugares diferentes.

E é exatamente aí que alguns conceitos se tornam confusos e geram dúvidas entre os empreendedores. Vale a pena ou não expandir? A situação só piora quando levamos o assunto para a universo contábil, porque diferenciar as responsabilidades financeiras da matriz e da filial não é uma tarefa simples.

Mas, neste artigo, vamos apontar as particularidades de cada uma. E, no final, você vai ficar por dentro de como fazer uma integração capaz de permitir uma gestão eficiente. Aproveite a leitura!

Contabilidade entre matriz e filiais

A abertura de uma nova unidade faz parte de uma tomada de decisão muito importante, pois implica o crescimento dos negócios e também abre espaço para a vantagem competitiva.

Isso é, significa que as estratégias estão funcionando e, portanto, melhorar a participação no mercado é a chance de maximizar os resultados e potencializar as vendas.

Embora a filial concentre um poder de representatividade e validade jurídica, é a matriz que direciona as atividades da subordinada. Mas não pense que essa relação de atribuições gera dependência financeira, porque a filial é a responsável pela administração de tudo o que é gerado por meio dela.

No aspecto das finanças, há duas possibilidades de implementar a contabilização — centralizada e descentralizada —, portanto, é importante conhecer cada uma das formas, a fim de adotar a metodologia mais adequada.

Você não precisa escolher apenas um modelo, mas pode adequá-los segundo as particularidades da organização. Agora, veja vantagens e a desvantagens de cada um:

Modelo centralizado

A centralização ocorre quando a matriz realiza os levantamentos contábeis e efetua a apuração dos resultados. Nesse caso, é possível separar as contas das filiais, bem como analisar cada ponto da área financeira.

É um processo que envolve todas as informações da empresa e isso facilita na hora de contabilizar o recolhimento de imposto ou mesmo agregar na redução de custos operacionais, por exemplo.

Vantagens

  • Deliberação feita pela pessoa mais capacitada;
  • possibilidade de redução de custos;
  • cooperação com outros tomadores de decisão.

Desvantagens

  • falta de conhecimento da realidade das filiais;
  • mais investimento em canais de comunicação entre matriz e filiais;
  • contato restrito com os julgadores;
  • demora na tomada de decisão;
  • chances de equívocos na comunicação;
  • possíveis problemas em processos de fiscalização ou dificuldade na hora de apresentar os registros contábeis nas filiais.

Modelo descentralizado

Nesses termos, a própria filial realiza os lançamentos contábeis, a partir da separação de um centro de custo específico, estabelecido pela matriz. Desse jeito, a unidade tem a chance de integrar os números à contabilidade da sede, posteriormente.

Mesmo assim, as normas contábeis determinam que as identificações das transações, entre matriz e filiais, devem ser individuais. E aquilo que não é de competência da sucursal, automaticamente, é direcionado para as responsabilidades da central.

Vantagens

  • motiva a equipe responsável, no que tange às tomadas de decisão;
  • confere mais agilidade;
  • permite o ganho de experiência;
  • traz informações concentradas.

Desvantagens

  • desalinhamento entre os departamentos;
  • perda de tempo e dinheiro;
  • investimento em treinamentos;
  • divergências nas políticas e operações adotadas;
  • possibilidade de retaliações contra a matriz.

A matriz também pode adotar a descentralização parcial, ou seja, direcionar totalmente ou parcialmente algumas contas para as filiais.

No entanto, a melhor maneira de contornar os contratempos é alinhando o modelo de gestão financeira, porque a padronização é uma forma de ter o controle sobre os procedimentos.

Comunicação alinhada para controle de filiais

Como vimos, a probabilidade de descompassos entre matriz e filiais é grande. Mas, para contornar o caso, você precisa estabelecer um contato em cada uma das unidades, a fim de manter as informações atualizadas. Também é uma forma de aproximar dos gestores regionais e colaboradores.

Nesse caso, a tecnologia é uma grande aliada no estreitamento de relacionamento, pois, além do telefone fixo ou e-mail, hoje podemos estabelecer contatos via chat, teleconferências, Skype, WhatsApp — enfim, opções não faltam.

Converse sempre com os gerentes regionais e tente entender as oportunidades e desafios enfrentados por cada um deles, pois quanto mais referências sobre a realidade vivida por eles você reunir, melhor será para as tomadas de decisão. Isso é, ninguém sai prejudicado.

Tente manter uma regularidade nas visitas e invista em treinamento, pois assim fica mais fácil capacitar o intermediário e obter a informação mais precisa. Porque ter uma pessoa de confiança para passar os acontecimentos nas filiais ajuda a manter o padrão das atividades.

Investimento em gestão automatizada

Ter um corpo e vários outros órgãos funcionando exige uma administração eficiente do desempenho de cada um deles. Por isso, a automatização dos processos é um recurso essencial para manter a casa em ordem.

Porque concentrar os dados, processos e documentos atualizados, sem comprometer a produtividade, é um grande desafio quando a gente lida com as determinações da matriz e as demandas das filiais.

Nesse sentido, a adoção de softwares é uma atitude inteligente para otimizar os recursos, o tempo, a produtividade, a comunicação, bem como os processos.

O Guia da Gestão de Franquias

Cuidar de uma empresa que está crescendo e, ao mesmo tempo, garantir o controle de filiais não é uma tarefa para ser feita manualmente, pois o risco de tudo se perder pelo caminho é considerável. Ainda bem que a tecnologia nos auxilia em cada passo da expansão.

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