5 dicas de como controlar o caixa da empresa

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Você tem o controle das principais atividades financeiras do seu empreendimento? Uma empresa que sabe como controlar o caixa da empresa, consegue ter previsão acertada dos gastos. Assim sabe-se quanto precisa para gestão da empresa em determinado período e de onde essa verba virá. 

Dessa forma, ter todo esse controle é uma atividade importante para que a empresa não fique no vermelho. Para que assim, possa trabalhar com o capital de giro existente, não precisando recorrer a empréstimos para sanar dívidas.

Se a seu negócio tem tido problemas no controle de caixa, esse material vai  te ajudar a estabelecer hábitos de como controlar o caixa da sua empresa.

O que é controle de caixa?

Controle de caixa nada mais é do que a gestão da verba da empresa, tanto daquela destinada aos gastos do dia a dia, como material de escritório, pagamento de entregas, contas de água, luz, telefone, aluguel, compras diversas e outras ações. Por categoria tais despesas vão ser divididas entre custo fixo e custo variável.

Por custo fixo entendemos os gastos controláveis que não sofrem grande variação de um mês para o outro e que existirão todo mês. São eles: aluguel do imóvel, impostos e tarifas de abastecimento de luz e água, serviços de telefonia móvel e internet. Já os custos variáveis são aqueles que podem ou não ocorrer, bem como podem também ocorrer com valores diferentes. 

Por exemplo, na aquisição de material de expediente, por uma demanda específica, é preciso comprar mais resmas de papel do que no mês anterior. Essa demanda, então, onera o gasto com esse item e aumenta o custo variável da empresa, que ainda pode gastar com serviços de entrega de produtos, pagamento de serviços de manutenção, realização de algum evento ou viagem a trabalho de um funcionário, entre outros gastos.

Nesse cenário dos custos que a empresa terá, o controle de caixa é uma ferramenta que auxilia o empreendedor não só a visualizar os gastos, como a controlá-los de forma mais prática e reorganizar a empresa financeiramente para não gastar mais do que previsto.

Anotar tais dados em uma planilha no computador é uma forma defasada de realizar o controle de caixa. Já existem no mercado plataformas online de gestão financeira que otimizam muito mais o controle de caixa. Que conseguem entregar relatórios e ajudando o empreendedor a entender a movimentação financeira do seu empreendimento.

Dicas de como controlar o caixa da empresa

1- Registre a movimentação

Para compreender como controlar o caixa da empresa, o primeiro passo é registrar sempre a entrada e saída de verba na empresa, diariamente. Organize e agrupe os gastos em categorias de acordo com a natureza do gasto se é fixo ou variável. Registre, principalmente, os custos variáveis na rotina da empresa para se ter uma ideia de quanto e com o que se gasta mais na manutenção da empresa.

Importante ressaltar que registrar a movimentação financeira da empresa é também registrar o que entra para comparar a média do que se gasta e relação ao que se recebe, como veremos na dica seguinte.

2- Compare as entradas e saídas da loja

Uma forma de saber se o controle de caixa está dando os resultados esperados, é compará-lo diariamente ou periodicamente, de acordo com a natureza do negócio em relação à receita do negócio.

No caso de um supermercado, por exemplo, é importante saber quanto entra com as vendas diariamente e quanto sai com as despesas diversas. Com esse dado, também é possível fazer reajustes no planejamento financeiro. Assim a loja continua praticando preços atrativos ao cliente, sem, no entanto, comprometer a saúde financeira da loja.

3- Analise diariamente o fluxo de caixa

Sobre como controlar o caixa da empresa com mais de uma sede, o controle de caixa é substancial para equilibrar os gastos de todas as sedes e verificar os motivos pelos quais uma gasta mais que a outra. Essa solução permite que o empreendedor possa remanejar custos dentro do planejamento financeiro e gerir com mais eficiência todas as lojas do empreendimento.

Ao identificar quais lojas gastam mais, é possível fazer reajustes até no valor do produto ou serviço oferecido ou ainda investir em alguma tecnologia ou novo serviço que ajude a aumentar o rendimento e esta possa pagar pelo custo mais alto que tem em relação às outras.

4- Adote ferramentas automatizadas

No caso da gestão de várias lojas do mesmo empreendimento, trabalhar com uma plataforma de gestão financeira é uma opção mais eficiente. Isso porque o controle de caixa, uma vez que a plataforma poderá gerar relatórios automáticos a partir da entrada das informações que o empreendedor inserir.

Mas, se o seu empreendimento tiver só uma unidade, o software de gestão também é interessante, pela automatização dos processos que ele oferece. Isso porque ela consegue otimizar o tempo que seria gasto na operacionalização dos relatórios sobre os gastos. Além disso, a plataforma pode também oferecer outros serviços como gestão de cartões de crédito e débito, que podem facilitar ainda mais a realização de pagamentos diversos.

Se a empresa precisa, além da automatização do controle de caixa, de soluções que otimizem a gestão financeira, como um todo, escolha uma plataforma que ofereça recursos e ferramentas que possam atender as demandas da empresa. 

5- Revise o plano financeiro

Ao saber como controlar o caixa da empresa, o gestor terá a seu dispor dados e argumentos irrefutáveis para redefinir o planejamento financeiro do empreendimento. Assim, o controle de caixa quando bem realizado, ajuda na tomada de decisões sobre contratação de mais pessoas ou aquisição de novas máquinas para melhorar a receita da empresa.

O plano financeiro, como bem sabemos, é um documento super importante que deve ser pensando no momento de fundação da empresa, junto ao próprio plano de negócios. Porém, ele não é um documento estanque e precisa ser revisado periodicamente e reajustado de acordo com a necessidade e evolução da empresa. 

O controle de caixa, portanto, é fundamental para essa revisão do plano financeiro. Ele ajuda a estabelecer novos objetivos para a empresa, como definir de que forma a empresa consegue aumentar a sua receita, mantendo os custos variáveis sob controle.

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